أبوتركي
18-04-2007, 02:01 AM
ادارة أعمال
كيف تصبح لجان العمل أكثر إنتاجا؟
18/04/2007
كتب محمد النغيمش:
اللجنة هي الصورة الشائعة في الوطن العربي عن 'العمل الجماعي' المنظم. غير أن بعض اللجان العربية صارت محل تندر من قبل البعض، ما دفعهم الى اطلاق تعبير تهكمي وهو: 'اذا أردت وأد مشروع ما، شكل له لجنة'! من أين جاء هذا الاحباط والنظرة السلبية تجاه الجماعي المنظم الذي يقف وراء أهم الانجازات في العالم؟ وكيف نستفيد من هذه الطريقة الادارية في أداء أعمالنا بطريقة جماعية 'منتجة' في اطار من المستوى المهني الرفيع؟ تتكون اللجنة عموما من جماعة عمل من اثنين أو أكثر يلتقون دوريا لأداء هدف معين تصبو اللجنة أو المنظمة الى تحقيقه.
وبشكل عام، لا يمكن أن يكون النجاح حليف أي لجنة ما لم يحدد أعضاؤها المهام والأعمال والأنشطة التي يقومون بها، لا سيما أن توزيع الأدوار على كل عضو حسب قدراته وخبرته يعطي الفرد الفرصة ليكون ذا 'قيمة مضافة'، فضلا عن أهمية تحديد ما يناط بهم كمهمة جدولة العمل وتخطيطه.
ومن أهم الأمور التي يغفل عنها كبار المديرين والأعضاء المشاركين في اللجان المهمة، هو مسألة تحديد مقرر للجنة لتدوين ما جاء فيها من قرارات وتكاليف للأعضاء. هذا المقرر قد يكون عضوا في اللجنة نفسها، خصوصا اذا كانت السرية مطلوبة، وثمة من يرسل المحضر الى الأعضاء لاعتماده، ومعرفة التكاليف المطلوب منهم انجازها قبل حلول موعد الاجتماع المقبل. بهذه الطريقة يصبح الاجتماع فعالا ومنتجا، لأن كل عضو يدرك تماما ما المطلوب منه فعله، وما المدة الزمنية المتوقعة للانجاز.
صفات الرئيس
ولتنجح اللجنة، يفضل أن يتمتع رئيسها بالصفات القيادية. ذلك أن القيادي يؤثر في الآخرين بطريقة فعالة تدفعهم الى أعلى درجات ممكنة من الحماسة والعمل الجماعي المنتج. وما أكثر الذين شاهدوا كيف تنفلت زمام الأمور في اللجان، ويتعثر عملها، لأن من يديرها ليس لديه الحد الأدنى من الصفات المؤهلة لبث روح الفريق الواحد في الأعضاء وضبط قصورهم أو هدرهم للوقت في أمور هامشية.
وللأسف الشديد هناك عدد من المنظمات العربية تخطئ عندما تعلن عن انشاء لجنة لمشروع ما، ولا تحدد سلفا موعدا لانتهائها أو مدة زمنية محددة للاجتماع فيستغرق الاجتماع 'معظم ساعات العمل' من دون فائدة تذكر. وقد يمتد عمر لجان العمل هذه الى سنوات -كما نقرأ ونسمع- من دون تحقيق انجازات تتناسب مع الوقت والجهد المبذولين.
أخلاقيات الأعضاء
ومن الأمور المهمة أن يتفق أعضاء اللجنة على 'أخلاقيات عمل' أو ميثاق -ان جاز التعبير- يساعدهم على رفع مستوى الانتاجية والانضباط. ويعد ضروريا أن يذكر الرئيس الأعضاء -بين الفينة والأخرى- بهذه الأخلاقيات (الميثاق). وهي على سبيل المثال لا الحصر: عدم مقاطعة أي متحدث قبل أن ينهي حديثه، والانصات التام كي لا يهدر الوقت في مقاطعات، والالتزام بالكياسة في التعامل مع أعضاء اللجنة واحترام وجهة نظرهم، فضلا عن عدم اخفاء أي معلومة، والالتزام بالموضوعية أثناء طرح الآراء، والصدق. كما يعد التحضير الجيد من أهم الأخلاقيات والصفات التي يجب أن يتحلى بها عضو اللجنة لأنه يوفر على الأعضاء وقتا وجهدا كبيرين، يتم هدرهما في شرح كل بند في جدول الأعمال. علما بأنه كان يفترض من العضو القراءة المسبقة لجدول الأعمال والحضور الى الاجتماع ليثريه باقتراحاته وخبراته، أو أن يستوضح أمرا ما كان خافيا عنه.
تنفيذ العمل
ولتكون اللجنة منتجة لابد وأن توضع خطة تنفيذية محددة لكل عضو يسير على هداها. وتشير هذه الخطة، باختصار، الى الخطوات التنفيذية المطلوب تنفيذها، مثل: اعداد تقرير ما ثم أخذ موافقة اللجنة ثم ارساله الى الجهة المعنية ... ومتابعة ما له علاقة به. ويفضل دائما أن توضع خطة العمل التنفيذية في جداول أو خرائط عمل، وذلك لسهولة قراءتها وتعديلها اذا لزم الأمر. واللجان بشكل عام هي سلاح ذو حدين. فهي في الأصل عمل جماعي محدد الأهداف ويختار أعضاؤها بعناية بالغة، ولكي لا تكون وسيلة لتمضية الوقت أو هدره فان المديرين مطالبون بتفعيل دورها ومراقبة أدائها وحل أي لجنة لا تقدم شيئا يذكر للمنظمة، خاصة اذا ما كان أعضاؤها يتقاضون أموالا لقاء مشاركتهم.
كاتب متخصص في الادارة
اللجنة والعمل الجماعي
عندما نطلق كلمة 'لجنة'، نشير إلى صورة من صور 'العمل الجماعي' الذي لا تخلو منه المنظمات الناجحة في العصر الحديث. ومن المسميات التي تطلق على العمل الجماعي بشكل عام (إلى جانب كلمة لجنة) كلمات مثل: فرق عمل، مجالس، فروع، شعب، وحدات، أقسام، أو إدارات، غير أننا اخترنا الحديث عن اللجنة في هذا المقال، لأنها المصطلح الأكثر شيوعا في القطاع العام في معظم الدول العربية، والذي فيه أكبر نسبة من الموظفين.
اللجنة تنفي الفردية
أحد فوائد اللجان أنها جماعية، ولا تعتمد على جهود فرد واحد. ويمكن للموظف أخذ إجازة خاصة أو طبية من دون أن يتعثر الأداء الكلي. علما بأن الشركات التي تنال شهادات 'آيزو' العالمية تحررت من فكرة 'مديرنا الكل بالكل' أو ما يطلق عليه في عالم الأعمالOne man show لأنها تعمل وفق قاعدة اللجان أو العمل الجماعي المنظم.
كيف تصبح لجان العمل أكثر إنتاجا؟
18/04/2007
كتب محمد النغيمش:
اللجنة هي الصورة الشائعة في الوطن العربي عن 'العمل الجماعي' المنظم. غير أن بعض اللجان العربية صارت محل تندر من قبل البعض، ما دفعهم الى اطلاق تعبير تهكمي وهو: 'اذا أردت وأد مشروع ما، شكل له لجنة'! من أين جاء هذا الاحباط والنظرة السلبية تجاه الجماعي المنظم الذي يقف وراء أهم الانجازات في العالم؟ وكيف نستفيد من هذه الطريقة الادارية في أداء أعمالنا بطريقة جماعية 'منتجة' في اطار من المستوى المهني الرفيع؟ تتكون اللجنة عموما من جماعة عمل من اثنين أو أكثر يلتقون دوريا لأداء هدف معين تصبو اللجنة أو المنظمة الى تحقيقه.
وبشكل عام، لا يمكن أن يكون النجاح حليف أي لجنة ما لم يحدد أعضاؤها المهام والأعمال والأنشطة التي يقومون بها، لا سيما أن توزيع الأدوار على كل عضو حسب قدراته وخبرته يعطي الفرد الفرصة ليكون ذا 'قيمة مضافة'، فضلا عن أهمية تحديد ما يناط بهم كمهمة جدولة العمل وتخطيطه.
ومن أهم الأمور التي يغفل عنها كبار المديرين والأعضاء المشاركين في اللجان المهمة، هو مسألة تحديد مقرر للجنة لتدوين ما جاء فيها من قرارات وتكاليف للأعضاء. هذا المقرر قد يكون عضوا في اللجنة نفسها، خصوصا اذا كانت السرية مطلوبة، وثمة من يرسل المحضر الى الأعضاء لاعتماده، ومعرفة التكاليف المطلوب منهم انجازها قبل حلول موعد الاجتماع المقبل. بهذه الطريقة يصبح الاجتماع فعالا ومنتجا، لأن كل عضو يدرك تماما ما المطلوب منه فعله، وما المدة الزمنية المتوقعة للانجاز.
صفات الرئيس
ولتنجح اللجنة، يفضل أن يتمتع رئيسها بالصفات القيادية. ذلك أن القيادي يؤثر في الآخرين بطريقة فعالة تدفعهم الى أعلى درجات ممكنة من الحماسة والعمل الجماعي المنتج. وما أكثر الذين شاهدوا كيف تنفلت زمام الأمور في اللجان، ويتعثر عملها، لأن من يديرها ليس لديه الحد الأدنى من الصفات المؤهلة لبث روح الفريق الواحد في الأعضاء وضبط قصورهم أو هدرهم للوقت في أمور هامشية.
وللأسف الشديد هناك عدد من المنظمات العربية تخطئ عندما تعلن عن انشاء لجنة لمشروع ما، ولا تحدد سلفا موعدا لانتهائها أو مدة زمنية محددة للاجتماع فيستغرق الاجتماع 'معظم ساعات العمل' من دون فائدة تذكر. وقد يمتد عمر لجان العمل هذه الى سنوات -كما نقرأ ونسمع- من دون تحقيق انجازات تتناسب مع الوقت والجهد المبذولين.
أخلاقيات الأعضاء
ومن الأمور المهمة أن يتفق أعضاء اللجنة على 'أخلاقيات عمل' أو ميثاق -ان جاز التعبير- يساعدهم على رفع مستوى الانتاجية والانضباط. ويعد ضروريا أن يذكر الرئيس الأعضاء -بين الفينة والأخرى- بهذه الأخلاقيات (الميثاق). وهي على سبيل المثال لا الحصر: عدم مقاطعة أي متحدث قبل أن ينهي حديثه، والانصات التام كي لا يهدر الوقت في مقاطعات، والالتزام بالكياسة في التعامل مع أعضاء اللجنة واحترام وجهة نظرهم، فضلا عن عدم اخفاء أي معلومة، والالتزام بالموضوعية أثناء طرح الآراء، والصدق. كما يعد التحضير الجيد من أهم الأخلاقيات والصفات التي يجب أن يتحلى بها عضو اللجنة لأنه يوفر على الأعضاء وقتا وجهدا كبيرين، يتم هدرهما في شرح كل بند في جدول الأعمال. علما بأنه كان يفترض من العضو القراءة المسبقة لجدول الأعمال والحضور الى الاجتماع ليثريه باقتراحاته وخبراته، أو أن يستوضح أمرا ما كان خافيا عنه.
تنفيذ العمل
ولتكون اللجنة منتجة لابد وأن توضع خطة تنفيذية محددة لكل عضو يسير على هداها. وتشير هذه الخطة، باختصار، الى الخطوات التنفيذية المطلوب تنفيذها، مثل: اعداد تقرير ما ثم أخذ موافقة اللجنة ثم ارساله الى الجهة المعنية ... ومتابعة ما له علاقة به. ويفضل دائما أن توضع خطة العمل التنفيذية في جداول أو خرائط عمل، وذلك لسهولة قراءتها وتعديلها اذا لزم الأمر. واللجان بشكل عام هي سلاح ذو حدين. فهي في الأصل عمل جماعي محدد الأهداف ويختار أعضاؤها بعناية بالغة، ولكي لا تكون وسيلة لتمضية الوقت أو هدره فان المديرين مطالبون بتفعيل دورها ومراقبة أدائها وحل أي لجنة لا تقدم شيئا يذكر للمنظمة، خاصة اذا ما كان أعضاؤها يتقاضون أموالا لقاء مشاركتهم.
كاتب متخصص في الادارة
اللجنة والعمل الجماعي
عندما نطلق كلمة 'لجنة'، نشير إلى صورة من صور 'العمل الجماعي' الذي لا تخلو منه المنظمات الناجحة في العصر الحديث. ومن المسميات التي تطلق على العمل الجماعي بشكل عام (إلى جانب كلمة لجنة) كلمات مثل: فرق عمل، مجالس، فروع، شعب، وحدات، أقسام، أو إدارات، غير أننا اخترنا الحديث عن اللجنة في هذا المقال، لأنها المصطلح الأكثر شيوعا في القطاع العام في معظم الدول العربية، والذي فيه أكبر نسبة من الموظفين.
اللجنة تنفي الفردية
أحد فوائد اللجان أنها جماعية، ولا تعتمد على جهود فرد واحد. ويمكن للموظف أخذ إجازة خاصة أو طبية من دون أن يتعثر الأداء الكلي. علما بأن الشركات التي تنال شهادات 'آيزو' العالمية تحررت من فكرة 'مديرنا الكل بالكل' أو ما يطلق عليه في عالم الأعمالOne man show لأنها تعمل وفق قاعدة اللجان أو العمل الجماعي المنظم.