ROSE
25-04-2007, 03:42 AM
استشارات إدارية
الفكرة التاسعة في بناء فريق عمل ناجح
إسهامات أعضاء الفريق والموظفين وقياس أدائهم
فكرة الفريق تتمحور حول تجمع مجموعة من الأفراد تكون لكل منهم مهمته المحددة بالفريق، هذه المهمة تكون هي أساس انضمام الفرد لهذا الفريق، وهي الإجابة عن التساؤل الذي قد تطرحه على نفسك لماذا أنا هنا بهذا الفريق؟ وهو الإجابة عن سؤال الآخرين لك وهو ماذا تعمل بهذا الفريق؟ أو بعبارة أخرى ما اسهاماتك في عمل الفريق؟
ونقصد بالاسهامات هنا كل مجهود عضلي أو فكري، يبذله الفرد تجاه تحقيق الغاية من تكوين الفريق ويكون له الأثر في تحقيق هدف الفريق.
من هنا نجد أنه لا مكان في الفريق لمن ليست له اسهامات في عمل الفريق، وهذه نقطة هامة في عملية تكوين فريق العمل، ونقطة هامة أيضا في إعادة هيكلة الفريق.
تكمن أهمية تحديد اسهامات كل فرد من أعضاء الفريق في عملية توزيع المهام وتحديد المسؤوليات التي تقع على عاتق كل عضو، وغياب تحديد الاسهامات لكل عضو يولد مشاكل لا حصر لها ابتداء من انعدام تحديد مسؤولية الفرد وانتهاء بفشل عمل الفريق ككل.
تحديد الاسهامات أساس في التخلص من العمالة الزائدة التي تؤثر سلباً على أداء الفريق، حيث إن العمالة الزائدة تؤدي إلى زيادة التكاليف والمصاريف، وصعوبة فرض عنصر الالتزام على أعضاء الفريق، وزيادة العمالة تعمل على التشويش على باقي أعضاء الفريق الفاعلين، وتجد ذلك جلياً في الإدارات المتكدسة بالعمالة الزائدة، فالموظف الذي يعمل وله اسهامات في عمل الفريق يشعر بعدم الرضا بسبب تساوي المكافآت بينه وبين من لا يعمل، لذلك نجد عنصر اللامبالاة هو سمة موظفين الذين يعملون بتلك الإدارات.
ونرى أن الحديث عن الاسهامات لا يظهر إلا عند وقوع المشكلات، فعندما تقع المشكلة يبدأ الحديث عن تحديد المتسبب في تلك المشكلة ويبدأ الحديث عن التزام كل فرد في اسهاماته المنوطة به، ومن هنا تظهر أهمية تحديد الاسهامات المسبقة لكل عضو في أعضاء الفريق.
أنت بصفتك مديراً أو قائد فريق عمل يقع على عاتقك تحديد مسؤوليات واسهامات كل عضو من أعضاء الفريق، وتعتبر تحديد المسؤوليات والاسهامات أول عمل تقوم به بعد تسلمك منصب إدارة أو قيادة الفريق.
هنالك بعض الخطوات البسيطة التي يجب عليك أن تتبعها نحو تحديد اسهامات كل عضو من أعضاء الفريق، فمن أول تلك الخطوات يجب عليك تحديد هدف منظمة الأعمال التي تعمل بها، من ثم تحديد هدف فريق العمل الذي تعمل به، حيث تكمن أهمية معرفة هدف منظمة الاعمال وتحديد هدف عمل فريقك في تحديد اسهامات فريقك في تحقيق الهدف العام للمنظمة.
بعد تحديد الاسهامات المنقطة بفريق عملك تستطيع تحديد كم ونوع أعضاء فريقك، وهذا أساس في توزيع المهام والمسؤوليات على كل عضو من أعضاء الفريق.
بعد عملية اختيار أعضاء الفريق، اشرح لهم هدف منظمة العمال التي يعملون تحت مظلتها، وهدف فريق العمل الذي يعملون به، واتركهم فترة من الوقت مع بعضهم البعض للتعارف، وللتعرف على إمكانياتهم الفردية، واطلب منهم تحديد مسؤولياتهم واسهاماتهم الخاصة لتحقيق هدف الفريق الذي يعملون به، وعليك أن تقوم بإدارة تلك الحوارات والاجتماعات تفادياً لحدوث نوع من التضارب في تحديد المسؤوليات والاسهامات، مما ينشأ عنه الخلاف والصراع بين أعضاء الفريق منذ يومهم الأول.
إن أساس تحديد المهام والاسهامات هو كلمة الاتفاق، وتتمثل أهمية الاتفاق كون الاتفاق المسبق يزيد من احتمال تنفيذ الموظفين للمهام والاسهامات، ولكنهم سوف يقومون بتنفيذ التعليمات التي فرضت عليهم بصورة أقل جودة مما تم الاتفاق عليه. حيث ان إصدار الأوامر هو الصورة الشائعة في معظم منظمات الأعمال وهو يتمثل بفرض طريقة التفكير والعمل من قبل الإدارات العليا لموظفيهما، وهذا يقتل الحس بالمسؤولية والتطوير الذاتي ويقتل حس السعي للتميز والإبداع.
عملية تحديد الاسهامات لها أهمية كبيرة في عملية تحديد المكافآت الخاصة بكل عضو من أعضاء الفريق، والمكافآت متعددة ابتداء من أجور العمل ومرورا بالرتب والمسميات الوظيفية، وانتهاء بتكريم أعضاء الفريق أثناء الاحتفال بتحقيق هدف فريق العمل.
تحديد الاسهامات هي وسيلة قياس مستوى أداء الموظف، فليس من المنطقي أن تقوم بقياس مستوى أداء أحد الموظفين دون أن تكون قد قمت باتفاق مسبق بينك وبينه على اسهاماته بعمل الفريق.
فليس هنالك أسوأ من أن تقوم بمكافأة موظف وهو يدرك أنه لم يقدم أي إسهام فعلي في تحقيق النجاح الذي حققه فريق العمل.
وليس هنالك أسوأ من أن تتغافل عن مكافأة عضو فعال في الفريق قام بجميع مهامه واسهاماته في نجاح عمل الفريق. وليس هنالك أسوأ من ألا تتخذ أي إجراء تحفيزي تجاه أعضاء فريقك الذين عملوا على تحقيق هدف الفريق.
و ليس هنالك أسوأ من أن تقوم بمكافأة جميع أعضاء الفريق بالمساواة مع علمك المسبق أن هنالك درجات مختلفة في اسهامات كل واحد منهم في تحقيق الهدف، فهذا يقتل التطور والتحدي لدى أعضاء الفريق.
ففكرة انضمام العضو للفريق تكون نابعة من حاجة الفريق لإسهماته، وهذه الاسهامات تكون ذات مستويات، فمنها ما هو أساسي في نجاح الفريق ومنها ما هو فرعي وثانوي في نجاح الفريق، وكلاهما على مستوى عالٍ من الأهمية في تحقيق هدف وغاية تكوين الفريق.
فالطبيب الجراح هو أساس نجاح العملية الجراحية، ولكنه لا يستطيع العمل وحده بدون وجود طاقم عمل متكامل ابتداء من طبيب التخدير وانتهاء بالممرضة التي تساعده في تلك العملية.
فعلى قائد الفريق الموازنة بين تلك الاسهامات، والموازنة هنا نابعة من فكرة محدودية العنصر البشري كأحد الموارد المحدودة، فلكل واحد من أعضاء الفريق دوره في نجاح عمل الفريق، ابتداء من قائد الفريق وانتهاء بعامل النظافة.
وعليه من اليوم قم بالاتفاق مع كل عضو من أعضاء الفريق على طبيعة اسهاماته في تحقيق هدف وغاية الفريق واجعل ذلك خطوتك الأولى مع كل موظف ينضم لفريق عملك.
الفكرة التاسعة في بناء فريق عمل ناجح
إسهامات أعضاء الفريق والموظفين وقياس أدائهم
فكرة الفريق تتمحور حول تجمع مجموعة من الأفراد تكون لكل منهم مهمته المحددة بالفريق، هذه المهمة تكون هي أساس انضمام الفرد لهذا الفريق، وهي الإجابة عن التساؤل الذي قد تطرحه على نفسك لماذا أنا هنا بهذا الفريق؟ وهو الإجابة عن سؤال الآخرين لك وهو ماذا تعمل بهذا الفريق؟ أو بعبارة أخرى ما اسهاماتك في عمل الفريق؟
ونقصد بالاسهامات هنا كل مجهود عضلي أو فكري، يبذله الفرد تجاه تحقيق الغاية من تكوين الفريق ويكون له الأثر في تحقيق هدف الفريق.
من هنا نجد أنه لا مكان في الفريق لمن ليست له اسهامات في عمل الفريق، وهذه نقطة هامة في عملية تكوين فريق العمل، ونقطة هامة أيضا في إعادة هيكلة الفريق.
تكمن أهمية تحديد اسهامات كل فرد من أعضاء الفريق في عملية توزيع المهام وتحديد المسؤوليات التي تقع على عاتق كل عضو، وغياب تحديد الاسهامات لكل عضو يولد مشاكل لا حصر لها ابتداء من انعدام تحديد مسؤولية الفرد وانتهاء بفشل عمل الفريق ككل.
تحديد الاسهامات أساس في التخلص من العمالة الزائدة التي تؤثر سلباً على أداء الفريق، حيث إن العمالة الزائدة تؤدي إلى زيادة التكاليف والمصاريف، وصعوبة فرض عنصر الالتزام على أعضاء الفريق، وزيادة العمالة تعمل على التشويش على باقي أعضاء الفريق الفاعلين، وتجد ذلك جلياً في الإدارات المتكدسة بالعمالة الزائدة، فالموظف الذي يعمل وله اسهامات في عمل الفريق يشعر بعدم الرضا بسبب تساوي المكافآت بينه وبين من لا يعمل، لذلك نجد عنصر اللامبالاة هو سمة موظفين الذين يعملون بتلك الإدارات.
ونرى أن الحديث عن الاسهامات لا يظهر إلا عند وقوع المشكلات، فعندما تقع المشكلة يبدأ الحديث عن تحديد المتسبب في تلك المشكلة ويبدأ الحديث عن التزام كل فرد في اسهاماته المنوطة به، ومن هنا تظهر أهمية تحديد الاسهامات المسبقة لكل عضو في أعضاء الفريق.
أنت بصفتك مديراً أو قائد فريق عمل يقع على عاتقك تحديد مسؤوليات واسهامات كل عضو من أعضاء الفريق، وتعتبر تحديد المسؤوليات والاسهامات أول عمل تقوم به بعد تسلمك منصب إدارة أو قيادة الفريق.
هنالك بعض الخطوات البسيطة التي يجب عليك أن تتبعها نحو تحديد اسهامات كل عضو من أعضاء الفريق، فمن أول تلك الخطوات يجب عليك تحديد هدف منظمة الأعمال التي تعمل بها، من ثم تحديد هدف فريق العمل الذي تعمل به، حيث تكمن أهمية معرفة هدف منظمة الاعمال وتحديد هدف عمل فريقك في تحديد اسهامات فريقك في تحقيق الهدف العام للمنظمة.
بعد تحديد الاسهامات المنقطة بفريق عملك تستطيع تحديد كم ونوع أعضاء فريقك، وهذا أساس في توزيع المهام والمسؤوليات على كل عضو من أعضاء الفريق.
بعد عملية اختيار أعضاء الفريق، اشرح لهم هدف منظمة العمال التي يعملون تحت مظلتها، وهدف فريق العمل الذي يعملون به، واتركهم فترة من الوقت مع بعضهم البعض للتعارف، وللتعرف على إمكانياتهم الفردية، واطلب منهم تحديد مسؤولياتهم واسهاماتهم الخاصة لتحقيق هدف الفريق الذي يعملون به، وعليك أن تقوم بإدارة تلك الحوارات والاجتماعات تفادياً لحدوث نوع من التضارب في تحديد المسؤوليات والاسهامات، مما ينشأ عنه الخلاف والصراع بين أعضاء الفريق منذ يومهم الأول.
إن أساس تحديد المهام والاسهامات هو كلمة الاتفاق، وتتمثل أهمية الاتفاق كون الاتفاق المسبق يزيد من احتمال تنفيذ الموظفين للمهام والاسهامات، ولكنهم سوف يقومون بتنفيذ التعليمات التي فرضت عليهم بصورة أقل جودة مما تم الاتفاق عليه. حيث ان إصدار الأوامر هو الصورة الشائعة في معظم منظمات الأعمال وهو يتمثل بفرض طريقة التفكير والعمل من قبل الإدارات العليا لموظفيهما، وهذا يقتل الحس بالمسؤولية والتطوير الذاتي ويقتل حس السعي للتميز والإبداع.
عملية تحديد الاسهامات لها أهمية كبيرة في عملية تحديد المكافآت الخاصة بكل عضو من أعضاء الفريق، والمكافآت متعددة ابتداء من أجور العمل ومرورا بالرتب والمسميات الوظيفية، وانتهاء بتكريم أعضاء الفريق أثناء الاحتفال بتحقيق هدف فريق العمل.
تحديد الاسهامات هي وسيلة قياس مستوى أداء الموظف، فليس من المنطقي أن تقوم بقياس مستوى أداء أحد الموظفين دون أن تكون قد قمت باتفاق مسبق بينك وبينه على اسهاماته بعمل الفريق.
فليس هنالك أسوأ من أن تقوم بمكافأة موظف وهو يدرك أنه لم يقدم أي إسهام فعلي في تحقيق النجاح الذي حققه فريق العمل.
وليس هنالك أسوأ من أن تتغافل عن مكافأة عضو فعال في الفريق قام بجميع مهامه واسهاماته في نجاح عمل الفريق. وليس هنالك أسوأ من ألا تتخذ أي إجراء تحفيزي تجاه أعضاء فريقك الذين عملوا على تحقيق هدف الفريق.
و ليس هنالك أسوأ من أن تقوم بمكافأة جميع أعضاء الفريق بالمساواة مع علمك المسبق أن هنالك درجات مختلفة في اسهامات كل واحد منهم في تحقيق الهدف، فهذا يقتل التطور والتحدي لدى أعضاء الفريق.
ففكرة انضمام العضو للفريق تكون نابعة من حاجة الفريق لإسهماته، وهذه الاسهامات تكون ذات مستويات، فمنها ما هو أساسي في نجاح الفريق ومنها ما هو فرعي وثانوي في نجاح الفريق، وكلاهما على مستوى عالٍ من الأهمية في تحقيق هدف وغاية تكوين الفريق.
فالطبيب الجراح هو أساس نجاح العملية الجراحية، ولكنه لا يستطيع العمل وحده بدون وجود طاقم عمل متكامل ابتداء من طبيب التخدير وانتهاء بالممرضة التي تساعده في تلك العملية.
فعلى قائد الفريق الموازنة بين تلك الاسهامات، والموازنة هنا نابعة من فكرة محدودية العنصر البشري كأحد الموارد المحدودة، فلكل واحد من أعضاء الفريق دوره في نجاح عمل الفريق، ابتداء من قائد الفريق وانتهاء بعامل النظافة.
وعليه من اليوم قم بالاتفاق مع كل عضو من أعضاء الفريق على طبيعة اسهاماته في تحقيق هدف وغاية الفريق واجعل ذلك خطوتك الأولى مع كل موظف ينضم لفريق عملك.