سيف قطر
03-05-2007, 05:21 AM
استشارات إدارية
| تاريخ النشر:يوم الخميس ,3 مايُو 2007 2:33 أ.م.
الفكرة العاشرة في بناء فريق عمل ناجح
قياس مستوى الأداء الفردي والجماعي
وردت مجموعة من تساؤلات أعزائنا القراء حول آلية قياس الأداء الفردي والجماعي، والكيفية التي يتم بها تقييم أداء كل موظف أو كل إدارة في منظمة الأعمال، كما ورد تساؤل في أكثر من مناسبة عن المعنى والمقصود بمنظمات الأعمال.
في البداية وكما أوضحنا في بداية هذه السلسلة أن مصطلح منظمة الأعمال هو اصطلاح يطلق على كل تجمع يقصد به هدفا وغاية محددة، ابتداءً من الشركات والمؤسسات الربحية، مثل الشركات والمؤسسات التجارية والخدمية، ومروراً بالمؤسسات والهيئات والوزارات والإدارات الحكومية، وانتهاء بالجمعيات الأهلية أو الخيرية والنوادي الرياضية.
أما في ما يتعلق بالآلية التي من خلالها نستطيع قياس الأداء الفردي والجماعي، وقبل البدء بتوضيح هذه الآلية، يجب أن نلفت النظر حول نقطة مهمة وأساسية في العلوم الإدارية، ألا وهي أن جميع العلوم الإدارية تقدم الأسس والمبادئ التي من خلالها تستطيع السير قدماً نحو تحقيق هدف منظمة الأعمال، وتحقيق مستويات الأداء المطلوبة لتحقيق هذا الهدف، وهذا يكون مرتبطا بعلاقة وثيقة بتحقيق الأهداف الشخصية لكل من القائمين والعاملين بهذه المنظمات، وهذا يتعارض مع مفهوم وفكرة القولبة، حيث إن لكل منظمة بيئتها الخاصة التي تعمل بها، ولكل منظمة حجمها الخاص وأهدافها الخاصة، وعليه يجب أن نقوم بتكييف تلك المبادئ والأسس والأفكار بما يتناسب وطبيعة منظمة الأعمال التي نعمل فيها.
مقياس مستوى الأداء هي تلك المعايير التي من خلالها نستطيع الحكم على طبيعة أداء المهام الموكلة بالفرد أو على المستوى الجماعي للفريق، كما أن مراجعة تلك المعايير ومستويات الأداء تعتبر أفضل الوسائل التي تبقينا على المسار الصحيح نحو تحقيق الهدف المراد تحقيقه من تكوين فريق العمل.
ضبط معايير قياس الأداء الفردي يتم من خلال الاتفاق على إسهامات كل عضو على حد وربط تلك الإسهامات بهدف الفريق بشكل عام، وهذا يتطلب منك كمدير أو كقائد فريق الجلوس مع كل عضو والاتفاق على الإسهامات والمعايير التي سوف تكون المقياس الذي سوف يحكم من خلاله على أداء الموظف.
هنالك أخطاء يقع بها بعض المديرين وقادة الفرق في عملية تحديد معايير قياس الأداء الخاصة بهم أو بإداراتهم أو بموظفيهم، فإذا ما قمت بمراجعة تلك المعايير تجدها كثيرة وغير واضحة المعالم، وتتصف بالتعقيد، وهذا يؤدي إلى البيروقراطية وتصبح تلك المعايير من غير فائدة ولا جدوى.
ننصحك كمدير أو كقائد فريق بأن تقضي بعض الوقت مع كل عضو على حدى وأتفق معه على تلك المعايير وأحرص ألا تزيد على أربعة أو خمسة معايير ،لأنه من الصعب على الإنسان أن يركز على تلك المعايير طوال الوقت إن كانت أكثر من خمسة معايير، واحرص على أن تكون تلك المعايير واضحة وبسيطة يسهل على الموظف فهمها وإدراكها، وذلك كي يسهل عليه المحافظة على الالتزام بها وتذكرها طوال الوقت.
عندما يكون معيار القياس والأداء واضحا ومتفقا عليه بين الإدارة والموظف، يكون أهم وسائل التحفيز لدى الموظف، والعبرة هنا باتفاق الطرفين، لا بفرض تلك المعايير على الموظف، وكما ذكرنا فيما سبق أن ما يتم الاتفاق عليه يتم بصورة أفضل مما يفرض على الآخرين.
عنصر التحفيز هنا نابع من إدراك الموظف لمدى المستوى والأداء المرغوب فيه في تنفيذ المهمة الموكلة إليه، وهذا يساعده على تحديد الخط الفاصل بين مستوى الأداء المتميز وما بين مستوى الأداء الضعيف أو غير المقبول، مما يولد عنده عنصر تحدي الذات لدى الموظف، وهذا له بالغ الأثر في دافعية الموظف نحو تطوير المهارات الذاتية سعياً لتطوير أدائه في الفريق.
عدم الاتفاق مع أعضاء الفريق يخلق نوعا من الضبابية لدى الأعضاء نحو الكيفية التي سيحكم بها عليهم وعلى أدائهم، مما يشعرهم بالاستياء نحو أي ملاحظة أو أي انتقاد اتجاه الطريقة التي يؤدون بها أعمالهم.
يجب أن تدرك فكرة أنه أينما وجد عمل، لابد من وجود أسلوب لتنفيذ تلك الأعمال، ولا بدمن وجود مقياس لقياس مستوى تلك الأعمال، ومعنى ذلك أنه لا يوجد موظف يعمل من غير معيار لقياس أداء عمله، وإذا وجد هذا الموظف فأعلم أنه لا يفعل شيئا، وما هو إلا عبء على كاهل أعضاء الفريق ككل.
معايير قياس الأداء هي أداة لتقييم عمل فريق، ويقول تومس كويك في تقييم فرق العمل: أين كان من يقوم بعملية التقييم، يجب أن تكون التقييمات مبنية على أساس مساهمات أعضاء الفريق في نجاح الفريق، وكذلك يكون مبنيا على أدائهم الشخصي خارج الفريق.
هنالك أربعة أنواع شائعة لتقييم الأداء وهي تقييم عمل فريق العمل ككل، وتقييم أعضاء الفريق كوحدة واحدة، والتقييم الفردي لكل عضو على حدة، والتقييم الذاتي.
تقييم فريق العمل وهو قياس مدى نجاح فريق العمل في تحقيق الهدف الخاص بهم وهنا يكون التقييم على النتائج العامة بغض النظر عن الاسهامات الفردية لكل عضو في أعضاء الفريق، وهذا التقييم تقوم به الإدارات العليا لمنظمة الاعمال.
وهنالك تقييم أعضاء الفريق كوحدة واحدة، وهذا التقييم يركز على تناسق وحدة أعضاء الفريق، وانسجام أعضائه مع بعضهم البعض يكون هذا التقييم مهما وأساسيا لضمان الحفاظ على المستوى العام من الأداء الخاص بالفريق في المستقبل القريب أو البعيد.
وهنالك التقييم الفردي لكل عضو على حدة كما يكون التقييم بواسطة المدير المباشر أو لقائد الفريق لأفراد الفريق أو للموظفين المسؤول عنهم، ويتم ذلك من خلال منح الموظف الدرجات المبنية على طبيعة عمل الموظف وطبيعة إسهامات الموظف في عمل الفريق.
أما التقييم الذاتي أي أن كل عضو من أعضاء الفريق يقوم بتقييم نفسه وزملائه في الفريق، كما يتم من خلاله تقييم قائد الفريق لنفسه وأدائه كقائد للفريق.
وأنت كمدير أو كقائد فريق يحب أن تتحلى بالعقل الواعي المدرك في اتخاذ قرار الإفصاح عن نتيجة التقييم أو عدم الإفصاح عنه، فإذا كانت عملية الإفصاح عن نتائج التقييم تعمل على تحفيز أعضاء الفريق فلا تتردد في ذلك، أما إذا كانت عملية الإفصاح ذات نتائج سلبية على أي عضو من أعضاء الفريق أو على الفريق ككل فاعمل على تعديل خطة عمل الفريق، وأعد صياغة معايير الأداء الخاصة بكل فرد من أعضاء الفريق وذلك من خلال الاتفاق معهم.
هنالك مجموعة من التقييمات التي تستطيع أن تقوم بإعدادها بصفتك مديراً أو قائدا للفريق وذلك من خلال وضع السلوك الذي ترغب في تقييمه وتقسيم مستويات ذلك السلوك على أربعة مستويات تمنح كل مستوى رقما من (1) إلى (4) حيث يمثل رقم (1) مقياس 100% ورقم (2) 75% ورقم (3) 50% ورقم (4) 25%، ثم يقدم هذا التقييم لأعضاء الفريق أو للعضو المسؤول عن القيام بعملية التقييم، بعد الانتهاء من تعبئة ذلك التقييم يتم جمع الأرقام وتقسم على 4 وعندها يظهر نتيجة هذا التقييم.
ويمكنك الاستعانة ببعض المواقع الإدارية على شبكة الإنترنت لتساعدك في عملية إعداد تلك النماذج التي تقدم لك النماذج لاختبار مستوى الأداء الخاص بفريقك وهي كثيرة ومتعددة، ولكن يجب عند الاستعانة بها أن تقوم بتحويرها بما يتناسب وطبيعة عمل فريقك. و عليه من اليوم قم بالاتفاق مع أعضاء فريقك بتحديد معايير مستوى الأداء الخاص بهم، وأجعل تلك المعايير بسيطة ومحددة وذات معنى.
للتواصل
al_mostshar_mq@yahoo.com
| تاريخ النشر:يوم الخميس ,3 مايُو 2007 2:33 أ.م.
الفكرة العاشرة في بناء فريق عمل ناجح
قياس مستوى الأداء الفردي والجماعي
وردت مجموعة من تساؤلات أعزائنا القراء حول آلية قياس الأداء الفردي والجماعي، والكيفية التي يتم بها تقييم أداء كل موظف أو كل إدارة في منظمة الأعمال، كما ورد تساؤل في أكثر من مناسبة عن المعنى والمقصود بمنظمات الأعمال.
في البداية وكما أوضحنا في بداية هذه السلسلة أن مصطلح منظمة الأعمال هو اصطلاح يطلق على كل تجمع يقصد به هدفا وغاية محددة، ابتداءً من الشركات والمؤسسات الربحية، مثل الشركات والمؤسسات التجارية والخدمية، ومروراً بالمؤسسات والهيئات والوزارات والإدارات الحكومية، وانتهاء بالجمعيات الأهلية أو الخيرية والنوادي الرياضية.
أما في ما يتعلق بالآلية التي من خلالها نستطيع قياس الأداء الفردي والجماعي، وقبل البدء بتوضيح هذه الآلية، يجب أن نلفت النظر حول نقطة مهمة وأساسية في العلوم الإدارية، ألا وهي أن جميع العلوم الإدارية تقدم الأسس والمبادئ التي من خلالها تستطيع السير قدماً نحو تحقيق هدف منظمة الأعمال، وتحقيق مستويات الأداء المطلوبة لتحقيق هذا الهدف، وهذا يكون مرتبطا بعلاقة وثيقة بتحقيق الأهداف الشخصية لكل من القائمين والعاملين بهذه المنظمات، وهذا يتعارض مع مفهوم وفكرة القولبة، حيث إن لكل منظمة بيئتها الخاصة التي تعمل بها، ولكل منظمة حجمها الخاص وأهدافها الخاصة، وعليه يجب أن نقوم بتكييف تلك المبادئ والأسس والأفكار بما يتناسب وطبيعة منظمة الأعمال التي نعمل فيها.
مقياس مستوى الأداء هي تلك المعايير التي من خلالها نستطيع الحكم على طبيعة أداء المهام الموكلة بالفرد أو على المستوى الجماعي للفريق، كما أن مراجعة تلك المعايير ومستويات الأداء تعتبر أفضل الوسائل التي تبقينا على المسار الصحيح نحو تحقيق الهدف المراد تحقيقه من تكوين فريق العمل.
ضبط معايير قياس الأداء الفردي يتم من خلال الاتفاق على إسهامات كل عضو على حد وربط تلك الإسهامات بهدف الفريق بشكل عام، وهذا يتطلب منك كمدير أو كقائد فريق الجلوس مع كل عضو والاتفاق على الإسهامات والمعايير التي سوف تكون المقياس الذي سوف يحكم من خلاله على أداء الموظف.
هنالك أخطاء يقع بها بعض المديرين وقادة الفرق في عملية تحديد معايير قياس الأداء الخاصة بهم أو بإداراتهم أو بموظفيهم، فإذا ما قمت بمراجعة تلك المعايير تجدها كثيرة وغير واضحة المعالم، وتتصف بالتعقيد، وهذا يؤدي إلى البيروقراطية وتصبح تلك المعايير من غير فائدة ولا جدوى.
ننصحك كمدير أو كقائد فريق بأن تقضي بعض الوقت مع كل عضو على حدى وأتفق معه على تلك المعايير وأحرص ألا تزيد على أربعة أو خمسة معايير ،لأنه من الصعب على الإنسان أن يركز على تلك المعايير طوال الوقت إن كانت أكثر من خمسة معايير، واحرص على أن تكون تلك المعايير واضحة وبسيطة يسهل على الموظف فهمها وإدراكها، وذلك كي يسهل عليه المحافظة على الالتزام بها وتذكرها طوال الوقت.
عندما يكون معيار القياس والأداء واضحا ومتفقا عليه بين الإدارة والموظف، يكون أهم وسائل التحفيز لدى الموظف، والعبرة هنا باتفاق الطرفين، لا بفرض تلك المعايير على الموظف، وكما ذكرنا فيما سبق أن ما يتم الاتفاق عليه يتم بصورة أفضل مما يفرض على الآخرين.
عنصر التحفيز هنا نابع من إدراك الموظف لمدى المستوى والأداء المرغوب فيه في تنفيذ المهمة الموكلة إليه، وهذا يساعده على تحديد الخط الفاصل بين مستوى الأداء المتميز وما بين مستوى الأداء الضعيف أو غير المقبول، مما يولد عنده عنصر تحدي الذات لدى الموظف، وهذا له بالغ الأثر في دافعية الموظف نحو تطوير المهارات الذاتية سعياً لتطوير أدائه في الفريق.
عدم الاتفاق مع أعضاء الفريق يخلق نوعا من الضبابية لدى الأعضاء نحو الكيفية التي سيحكم بها عليهم وعلى أدائهم، مما يشعرهم بالاستياء نحو أي ملاحظة أو أي انتقاد اتجاه الطريقة التي يؤدون بها أعمالهم.
يجب أن تدرك فكرة أنه أينما وجد عمل، لابد من وجود أسلوب لتنفيذ تلك الأعمال، ولا بدمن وجود مقياس لقياس مستوى تلك الأعمال، ومعنى ذلك أنه لا يوجد موظف يعمل من غير معيار لقياس أداء عمله، وإذا وجد هذا الموظف فأعلم أنه لا يفعل شيئا، وما هو إلا عبء على كاهل أعضاء الفريق ككل.
معايير قياس الأداء هي أداة لتقييم عمل فريق، ويقول تومس كويك في تقييم فرق العمل: أين كان من يقوم بعملية التقييم، يجب أن تكون التقييمات مبنية على أساس مساهمات أعضاء الفريق في نجاح الفريق، وكذلك يكون مبنيا على أدائهم الشخصي خارج الفريق.
هنالك أربعة أنواع شائعة لتقييم الأداء وهي تقييم عمل فريق العمل ككل، وتقييم أعضاء الفريق كوحدة واحدة، والتقييم الفردي لكل عضو على حدة، والتقييم الذاتي.
تقييم فريق العمل وهو قياس مدى نجاح فريق العمل في تحقيق الهدف الخاص بهم وهنا يكون التقييم على النتائج العامة بغض النظر عن الاسهامات الفردية لكل عضو في أعضاء الفريق، وهذا التقييم تقوم به الإدارات العليا لمنظمة الاعمال.
وهنالك تقييم أعضاء الفريق كوحدة واحدة، وهذا التقييم يركز على تناسق وحدة أعضاء الفريق، وانسجام أعضائه مع بعضهم البعض يكون هذا التقييم مهما وأساسيا لضمان الحفاظ على المستوى العام من الأداء الخاص بالفريق في المستقبل القريب أو البعيد.
وهنالك التقييم الفردي لكل عضو على حدة كما يكون التقييم بواسطة المدير المباشر أو لقائد الفريق لأفراد الفريق أو للموظفين المسؤول عنهم، ويتم ذلك من خلال منح الموظف الدرجات المبنية على طبيعة عمل الموظف وطبيعة إسهامات الموظف في عمل الفريق.
أما التقييم الذاتي أي أن كل عضو من أعضاء الفريق يقوم بتقييم نفسه وزملائه في الفريق، كما يتم من خلاله تقييم قائد الفريق لنفسه وأدائه كقائد للفريق.
وأنت كمدير أو كقائد فريق يحب أن تتحلى بالعقل الواعي المدرك في اتخاذ قرار الإفصاح عن نتيجة التقييم أو عدم الإفصاح عنه، فإذا كانت عملية الإفصاح عن نتائج التقييم تعمل على تحفيز أعضاء الفريق فلا تتردد في ذلك، أما إذا كانت عملية الإفصاح ذات نتائج سلبية على أي عضو من أعضاء الفريق أو على الفريق ككل فاعمل على تعديل خطة عمل الفريق، وأعد صياغة معايير الأداء الخاصة بكل فرد من أعضاء الفريق وذلك من خلال الاتفاق معهم.
هنالك مجموعة من التقييمات التي تستطيع أن تقوم بإعدادها بصفتك مديراً أو قائدا للفريق وذلك من خلال وضع السلوك الذي ترغب في تقييمه وتقسيم مستويات ذلك السلوك على أربعة مستويات تمنح كل مستوى رقما من (1) إلى (4) حيث يمثل رقم (1) مقياس 100% ورقم (2) 75% ورقم (3) 50% ورقم (4) 25%، ثم يقدم هذا التقييم لأعضاء الفريق أو للعضو المسؤول عن القيام بعملية التقييم، بعد الانتهاء من تعبئة ذلك التقييم يتم جمع الأرقام وتقسم على 4 وعندها يظهر نتيجة هذا التقييم.
ويمكنك الاستعانة ببعض المواقع الإدارية على شبكة الإنترنت لتساعدك في عملية إعداد تلك النماذج التي تقدم لك النماذج لاختبار مستوى الأداء الخاص بفريقك وهي كثيرة ومتعددة، ولكن يجب عند الاستعانة بها أن تقوم بتحويرها بما يتناسب وطبيعة عمل فريقك. و عليه من اليوم قم بالاتفاق مع أعضاء فريقك بتحديد معايير مستوى الأداء الخاص بهم، وأجعل تلك المعايير بسيطة ومحددة وذات معنى.
للتواصل
al_mostshar_mq@yahoo.com