الطرف الأغر
22-06-2007, 11:41 AM
البيروقراطية
المدرسه الاجتماعيه :
يعتبر max weber و BarnardوHerbert Simon من مؤسسي المدرسه الاجتماعيه في الاداره ويعتبر ويبر وهو عالم اجتماع من اشهر رواد الاداره في بلوره مفهوم البيروقراطيه .
المعنى اللفظي للبيروقراطيه : كلمه بيروقراطيه Bureaucracy مكونه من مقطعين الاول Bureau وهي تعني مكتب ، والثاني Cracy وهي مشتقه من الاصل الاغريقي Kratia ومعناها The Strong أي القوه والكلمه في مجموعها تعني قوه المكتب او سلطه المكتب .
النظريه البيروقراطيه (Bureacracy ) : ياتي اصل كلمه بيروقراطيه من الفرنسيه من كلمه بيرو (Bureau ) أي مكتب ، وترمز للمكاتب الحكوميه التي كانت في القرن الثامن عشر ، والتي كانت تغطى بقطعه من القماش المخملي الداكن اللون ، ومن اليونانيه من كلمه (Kratos ) ، أي القوه ، (السلطه ، والسياده) ، وقد استخدمت كلمه البيروقراطيه للدلاله على الرجال الذين يجلسون خلف المكاتب الحكوميه ويمسكون بايديهم بالسلطه ، ولكن توسع هذا المفهوم ليشمل المؤسسات غير الحكوميه ، كالمدارس والمستشفيات والمصانع والشركات وغيرها .
وكان اول ظهور لهذه النظريه في المانيا في اواخر القرن التاسع عشر ، ويجمع العلماء والباحثون في مجال الاداره على انه يرجع الفضل الى فبر (Weber ) ، عالم الاجتماع الالماني (1864-1920) ، في وضع نموذج يحدد مفهوماً مثالياً للبيروقراطيه يتفق مع التوجهات التي كانت سائده في عصره ،وقد اصبح هذا النظام من اكثر الانظمه الاداريه الشائعه بعد الثوره الصناعيه ، فكان لا بد من وجود نظام اداري يستطيع التعامل مع التوسع الهائل في الانتاج الصناعي ، وما نجم عنه من تضخيم في المؤسسات الاقتصاديه والصناعيه والاجتماعيه ، وما رافق ذلك من تعقد في الحياه البشريه ، وتبين انه من الصعوبه بمكان ان يسطيع شخص واحد القيام باعمال متعدده ومعقده في ان واحد ، وهذا كان من المبررات التي دفعت فبر الى البحث عن تنظيم اداري قادر على ضبط ومراقبه المهمات الصناعيه المختلفه ، فقام بتحديد المهام والادوار والصلاحيات لكل شخص ضمن نظام هرمي ، بحيث يكون الفرد ضمن هذا التنظيم تابعاً لرئيس واحد ، ويتبعه في نفس الوقت مجموعه من المرؤوسين ، وحدد فبر مهام وصلاحيات وادوار المرؤوسين بدقه ضمن لوائح واجراءات وقواعد مكتوبه ، وبذلك تتحكم في سلوك الجماعه البيروقراطيه مجموعه ضوابط مقننه جامده . وكانت وجهه نظر فبر الى النشاط المؤسسي تقوم على اساس من العلاقات السلطويه ، وقد وصف النظريه البيروقراطيه بانها تتضمن تخصص عمل ، وانها تسلسل هرمي محدد للسلطه ، ومجموعه من الاجراءات والقواعد الرسميه ، وتفاعل موضوعي لا يقوم على العلاقات الانسانيه والشخصيه
،واختيار للموظفين ، وتقدم وترقيه تقوم على اساس مبدأ الاستحقاق . ونظراً لعدم قدره الرئيس في الدوائر الحكوميه على الاشراف على عدد كبير من المرؤوسين الذين يقومون باعمال مختلفه ، ( فقد ظهرت الحاجه الى تحديد المستويات الاداريه المختلفه ، بحيث لا يسمح للموظف بالاتصال بغير من يليه مباشره ) وهذا ما يسمى بالتسلسل الوظيفي وعدم تجاوز هذا التسلسل .والتنظيم البيروقراطي قد يكون تنظيماً يتميز بمستويات هرميه عديده ، من القمه الى القاعده وهذا مايسمى بالبنيه الطويله ، او قد تكون المستويات الهرميه بين قمه هرم التنظيم وقاعدته محدوده ، وهذا ما يسمى بالبنيه السطحيه ، كما قد يكون التنظيم البيروقراطي مركزياً او لا مركزياً ، وفي البنيه المركزيه تتركز معظم الخدمات الاداريه والاشرافيه في مكتب مركزي بينما في بنيه التنظيم البيروقراطي اللامركزي فان المهام والخدمات الاداريه والاشرافيه تتوزع على مكاتب التنظيم المختلفه ، وقد ذكر فبر ان التنظيم البيروقراطي يقوم على قاعده من الشرعيه وتحدها الكفايه والعقلانيه وذكر ان العقلانيه تقوم على المبادئ الاساسيه التاليه :
1- مبدأ العقلانيه : ويشير هذا المبدأ الى التوجهات الغائيه او الهدفيه للنظام ، فكل نشاط يقوم به النظام يرتبط بوضوح باهدافه المحدده وهذا التوجه الغائي او الهدفي يشكل المسوغ والسبب القانوني لاي نمط ادائي يمارسه النظام .
2- مبدأ الكفايه : ويشير هذا المبدأ الى فاعليه النظام والتكلفه ، حيث ان التكلفه هي تحقيق النظام لاهدافه فالاختيار المقبول هو الذي يتصف بافضل نسبه في العلاقه بين التكلفه والمردود ، والتكلفه هناك تعني فقط المردود المادي ، بل تشمل الوقت والجهد
مبادئ النظريه البيروقراطيه : لقد خصص ويبر سبع خصائص بيروقراطيه تزيد من عقلانيه وفاعليه المؤسسات وهذه الخصائص هي :
1- هرميه المكتب Hierarchy of offices :
ان لكل وظيفه مكتب مخصص عليه مجموعه من الحقوق والمسؤوليات ويتم تنظيم الوظائف على شكل هرمي ، حيث يكون لكل مكتب درجه محدوده من المسؤوليه ، وان أي شخص يشغل مكتباً معيناً يخضع للحقوق والواجبات المتعلقه بذلك المركز ، وغالباً مايتم التعبير عن هذا التنظيم الهرمي من خلال لوحات وخرائط تنظيم هرميه .
2- التفاعل عبر قوانين وانظمه Rules and Regulations :
هناك سلوكيات معياريه ولجميع المشتركين في النظام ويتم طبع القوانين والانظمه في كتيبات او نشرات تتصف بالوضوح والاختصار بحيث يفهمها جميع الاعضاء .
3- تخصصيه المهام Specializtion of Tasks : حيث يتخصص كل مكتب بنوع من العمل المحدد مما يمكن العاملين من تطوير درجه عاليه من الحذف والمهاره في تاديه مهامهم وتعتمد البيروقراطيه على عمليه التميز بدقه بين الوظائف المختلفه التي تقوم
بها لتفادي الازدواجيه ، وهذا التخصص بدوره يولد وينمي الخبره بين الافراد ، (وكذلك تقوم البيروقراطيه على تدعيم كفاءه الموظفين من خلال اتباع اساليب التوعيه والتدريب المناسبه ، بحيث تدعم الاختصاص بالكفاءه والخبره العمليه ) .
4- الموضوعيه واللاشخصيه : Impersonality فالعلاقه بين الرئيس والمرؤوس علاقه موضوعيه غير شخصيه حيث يطبق البعد القانوني للنظام بكل ما يشتمل عليه من قوانين وانظمه وتعليمات على جميع الافراد دون تميز ولا دخل للاعتبارات الشخصيه ، ولايعترف هذا التنظيم بعلاقات الالفه والصداقه والموده وكذلك الممارسات الانفعاليه او العاطفيه فانها غير مرغوب فيها في التنظيم البيروقراطي
5- توافر سجلات موثقه : Written Records حيث يقوم النظام بالاحتفاظ بجميع الوثائق في ملفات يستفاد منها في اعداد التقارير او صنع قرارات او في عمليه التقيم .
6- الاستخدام المأجور Salaried Personnel : حيث يتقاضى جميع العاملين اجراً مقابل عملهم وتفرغ العاملين الكامل للعمل في النظام على الرغم من انه قد توجد احياناً قله من العاملين غير المتفرغين .
7- ضبط المصادر Control of Resources : بمجرد حصول النظام على ادواته وتجهيزاته التي يحتاج اليها لتحقيق اهدافه يتم التصرف بها من قبل النظام نفسه ولا يحق لمن هم خارج النظام ان يتدخلوا في كيفيه استخدام هذه المصادر .
نقد البيروقراطيه :
تعرض نموذج ويبر لكثير من النقد وذلك لاهتمامه الشديد بالتنظيم الرسمي واصراره على تمسك البيروقراطيه بالرشد وبالقواعد والطرق الرسميه والنواحي الاجرائيه البحته ، فبدأ نموذجه كاله صماء تعمل بانتظام ونسق وميكانيكيه دقيقه مهملاً النواحي الانسانيه كحاجه البشر الى الامن والقوه والمكانه والمال والارتقاء .
وقد تاثر ويبر بعوامل ثلاث كان لها آثارها في فكره وفي نظريته . وهذه العوامل هي :
1- بما ان ويبر مواطن الماني فقد شهد التضخم الذي طرأ على المؤسسات الصناعيه ، فراى ان التنظيم الرسمي المحكم هو الطريقه التي تزيد الانتاج وبالتالي اهمل النواحي الانسانيه .
2- تاثر ويبر بالتنظيم العسكري حيث كان ضابطاً في الجيش ، ومن المعروف ان الجيش يتحرك وفق اوامر وتعليمات صارمه فاعتقد ان هذا الاسلوب يمكن ان يطبق في جميع المجالات الاداريه
3- لكون ويبر عالم اجتماع فقد ادرك عوامل الضعف البشري من حيث عدم امكانيه الاعتماد الكامل على العنصر البشري في اتخاذ القرارات لذا اعتقد ان القواعد تضمن عدم تدخل المصالح الشخصيه
فقد استقى ويبر نظريته من الحياه في عصره ودعمها بخبراته الشخصيه فوضع نموذجه التنظيمي معتقداً انها ستلائم أي بيئه او مجال اداري .
مساوئ النموذج البيروقراطي : من المفروض ان المعايير التي وضعها ويبر يجب ان تؤدي الى زياده الكفاءه والفعاليه الا اذا اسيئ تطبيقها فقد تزيد التعقيدات وتؤدي الى اعاقه الاداء بالسرعه المطلوبه . ومن هذه المساوئ :
1- الاستخدام السيئ لمعيار التخصص : يجب ان يؤدي التخصص الى انجاز الاعمال باقل جهد وباقل تكلفه الا ان زياده التخصص تؤدي الى اضرار كان يهتم المتخصصون بمجال تخصصهم فقط فيقومون بواجبات محدوده ، كما ان الموظف يتهرب من المسؤوليه بداعي ان هذا العمل ليس من اختصاصه ، فمعيار التخصص في الاداره البيروقراطيه اذا لم يستخدم بحكمه يصبح خطرا يتهدد التنظيم .
2- الاستخدام السيئ للاجراءات الروتينيه : فزياده الخطوات التي يجب ان يمر بها الاجراء على عدد كبير من الموظفين وضروره مرور الاجراء على عدد كبير من المستويات الاداريه وفقا للتسلسل الاداري يحتاج وقتا طويلا لانجاز العمل ، كما يزيد من الشكاوي حيث يهدد مصالح الافراد .
3- الاستخدام الخاطئ للتسلسل الرئاسي :
- التسلسل الاداري يحدث تماسكاً في التنظيم الا اذا اسيئ استخدام هذا التسلسل فيصبح خطر على التنظيم حيث تتركز السلطه في يد المسويات الاداريه العليا .
- اعتماد الاداريين في المستوى الادنى على رؤسائهم والرجوع اليهم في كل صغيره وكبيره .
- ضروره عرض الموضوعات على الرؤساء قبل التصرف بها مما يخلق نوعاً من الجمود العقلي .
- اعتقاد الرؤساء بضروره تنفيذ اوامرهم حتى لو كانت خاطئه .
4- الاستخدام الحرفي للقوانين والالتزام الجامد باللوائح :
تطبيق القوانين والالتزام باللوائح يضمن العداله لجميع افراد التنظيم الا ان تطبيق القوانين بحرفيتها يؤدي الى الجمود في حل بعض المشكلات .
5- التطبيق الخاطئ لمعيار ثابت المرتب ودوام الوظيفه :
الوظيفه الثابته والمرتب الثابت تدخل الامن والطمأنينه للموظف فيقبل على عمله دون خوف ، الا ان حصوله على مرتب ثابت وادراكه بان رئيسه ليس له الحق في فصله يؤدي الى .
- الخمول والكسل .
- اللامبالاه في تنفيذ الاوامر والخطأ المتعمد احيانآ لانه مدرك ان رئيسه ليس من السهل ان يفصله
- استغلال اوقات العمل لقضاء بعض المصالح الشخصيه .
طرق تجنب اخطاء البيروقراطيه :
1- تحديد الاهداف تحديداً واضحاً ، والتاكد من الاهداف بعضها ببعض افقياً وعمودياً .
2- تقليل حجم الوحده الاداريه بقدر الامكان . 3- اختيار الرؤساء بطريقه علميه .
4-الاقلال من نطاق الاشراف الاداري او زياده المرؤسين .
5- الثقه في الرؤساء الادارين . 6- اقامه نظام المكافأه والعقاب .
7- اعاده النظر بصوره مستمره في مدى تحقيق المنظمه لاهدافها واجراءاتها المتبعه .
خلاصه :
الكثير يعتقد ان البيروقراطيه نظام فاسد وغير مرغوب فيه او ان البيروقراطيه ملازمه للتعقيدات المكتبيه وكثره الاوراق وطوابير المراجعين ، الا ان البيروقراطيه سلاح ذو حدين فهي تنظيم نموذجي من المفروض ان يؤدي الى اتمام العمل على افضل وجه ، البيروقراطيه ليست مرضاً من امراض الاداره الا اذا اساء الاداريون والموظفون استخدام اركانها ، فهي لا تتعارض مع مفاهيم الشورى والديموقراطيه والمشاركه الجماعيه في عمليه صنع القرار . اما التصورات السلبيه التي تحيط بمفهوم البيروقراطيه فهي في حقيقه الامر تتعلق بالبيروقراطين انفسهم وهذا يمكن ان يسمى بالبيروباثولوجي Bureaupalhology .
المدرسه الاجتماعيه :
يعتبر max weber و BarnardوHerbert Simon من مؤسسي المدرسه الاجتماعيه في الاداره ويعتبر ويبر وهو عالم اجتماع من اشهر رواد الاداره في بلوره مفهوم البيروقراطيه .
المعنى اللفظي للبيروقراطيه : كلمه بيروقراطيه Bureaucracy مكونه من مقطعين الاول Bureau وهي تعني مكتب ، والثاني Cracy وهي مشتقه من الاصل الاغريقي Kratia ومعناها The Strong أي القوه والكلمه في مجموعها تعني قوه المكتب او سلطه المكتب .
النظريه البيروقراطيه (Bureacracy ) : ياتي اصل كلمه بيروقراطيه من الفرنسيه من كلمه بيرو (Bureau ) أي مكتب ، وترمز للمكاتب الحكوميه التي كانت في القرن الثامن عشر ، والتي كانت تغطى بقطعه من القماش المخملي الداكن اللون ، ومن اليونانيه من كلمه (Kratos ) ، أي القوه ، (السلطه ، والسياده) ، وقد استخدمت كلمه البيروقراطيه للدلاله على الرجال الذين يجلسون خلف المكاتب الحكوميه ويمسكون بايديهم بالسلطه ، ولكن توسع هذا المفهوم ليشمل المؤسسات غير الحكوميه ، كالمدارس والمستشفيات والمصانع والشركات وغيرها .
وكان اول ظهور لهذه النظريه في المانيا في اواخر القرن التاسع عشر ، ويجمع العلماء والباحثون في مجال الاداره على انه يرجع الفضل الى فبر (Weber ) ، عالم الاجتماع الالماني (1864-1920) ، في وضع نموذج يحدد مفهوماً مثالياً للبيروقراطيه يتفق مع التوجهات التي كانت سائده في عصره ،وقد اصبح هذا النظام من اكثر الانظمه الاداريه الشائعه بعد الثوره الصناعيه ، فكان لا بد من وجود نظام اداري يستطيع التعامل مع التوسع الهائل في الانتاج الصناعي ، وما نجم عنه من تضخيم في المؤسسات الاقتصاديه والصناعيه والاجتماعيه ، وما رافق ذلك من تعقد في الحياه البشريه ، وتبين انه من الصعوبه بمكان ان يسطيع شخص واحد القيام باعمال متعدده ومعقده في ان واحد ، وهذا كان من المبررات التي دفعت فبر الى البحث عن تنظيم اداري قادر على ضبط ومراقبه المهمات الصناعيه المختلفه ، فقام بتحديد المهام والادوار والصلاحيات لكل شخص ضمن نظام هرمي ، بحيث يكون الفرد ضمن هذا التنظيم تابعاً لرئيس واحد ، ويتبعه في نفس الوقت مجموعه من المرؤوسين ، وحدد فبر مهام وصلاحيات وادوار المرؤوسين بدقه ضمن لوائح واجراءات وقواعد مكتوبه ، وبذلك تتحكم في سلوك الجماعه البيروقراطيه مجموعه ضوابط مقننه جامده . وكانت وجهه نظر فبر الى النشاط المؤسسي تقوم على اساس من العلاقات السلطويه ، وقد وصف النظريه البيروقراطيه بانها تتضمن تخصص عمل ، وانها تسلسل هرمي محدد للسلطه ، ومجموعه من الاجراءات والقواعد الرسميه ، وتفاعل موضوعي لا يقوم على العلاقات الانسانيه والشخصيه
،واختيار للموظفين ، وتقدم وترقيه تقوم على اساس مبدأ الاستحقاق . ونظراً لعدم قدره الرئيس في الدوائر الحكوميه على الاشراف على عدد كبير من المرؤوسين الذين يقومون باعمال مختلفه ، ( فقد ظهرت الحاجه الى تحديد المستويات الاداريه المختلفه ، بحيث لا يسمح للموظف بالاتصال بغير من يليه مباشره ) وهذا ما يسمى بالتسلسل الوظيفي وعدم تجاوز هذا التسلسل .والتنظيم البيروقراطي قد يكون تنظيماً يتميز بمستويات هرميه عديده ، من القمه الى القاعده وهذا مايسمى بالبنيه الطويله ، او قد تكون المستويات الهرميه بين قمه هرم التنظيم وقاعدته محدوده ، وهذا ما يسمى بالبنيه السطحيه ، كما قد يكون التنظيم البيروقراطي مركزياً او لا مركزياً ، وفي البنيه المركزيه تتركز معظم الخدمات الاداريه والاشرافيه في مكتب مركزي بينما في بنيه التنظيم البيروقراطي اللامركزي فان المهام والخدمات الاداريه والاشرافيه تتوزع على مكاتب التنظيم المختلفه ، وقد ذكر فبر ان التنظيم البيروقراطي يقوم على قاعده من الشرعيه وتحدها الكفايه والعقلانيه وذكر ان العقلانيه تقوم على المبادئ الاساسيه التاليه :
1- مبدأ العقلانيه : ويشير هذا المبدأ الى التوجهات الغائيه او الهدفيه للنظام ، فكل نشاط يقوم به النظام يرتبط بوضوح باهدافه المحدده وهذا التوجه الغائي او الهدفي يشكل المسوغ والسبب القانوني لاي نمط ادائي يمارسه النظام .
2- مبدأ الكفايه : ويشير هذا المبدأ الى فاعليه النظام والتكلفه ، حيث ان التكلفه هي تحقيق النظام لاهدافه فالاختيار المقبول هو الذي يتصف بافضل نسبه في العلاقه بين التكلفه والمردود ، والتكلفه هناك تعني فقط المردود المادي ، بل تشمل الوقت والجهد
مبادئ النظريه البيروقراطيه : لقد خصص ويبر سبع خصائص بيروقراطيه تزيد من عقلانيه وفاعليه المؤسسات وهذه الخصائص هي :
1- هرميه المكتب Hierarchy of offices :
ان لكل وظيفه مكتب مخصص عليه مجموعه من الحقوق والمسؤوليات ويتم تنظيم الوظائف على شكل هرمي ، حيث يكون لكل مكتب درجه محدوده من المسؤوليه ، وان أي شخص يشغل مكتباً معيناً يخضع للحقوق والواجبات المتعلقه بذلك المركز ، وغالباً مايتم التعبير عن هذا التنظيم الهرمي من خلال لوحات وخرائط تنظيم هرميه .
2- التفاعل عبر قوانين وانظمه Rules and Regulations :
هناك سلوكيات معياريه ولجميع المشتركين في النظام ويتم طبع القوانين والانظمه في كتيبات او نشرات تتصف بالوضوح والاختصار بحيث يفهمها جميع الاعضاء .
3- تخصصيه المهام Specializtion of Tasks : حيث يتخصص كل مكتب بنوع من العمل المحدد مما يمكن العاملين من تطوير درجه عاليه من الحذف والمهاره في تاديه مهامهم وتعتمد البيروقراطيه على عمليه التميز بدقه بين الوظائف المختلفه التي تقوم
بها لتفادي الازدواجيه ، وهذا التخصص بدوره يولد وينمي الخبره بين الافراد ، (وكذلك تقوم البيروقراطيه على تدعيم كفاءه الموظفين من خلال اتباع اساليب التوعيه والتدريب المناسبه ، بحيث تدعم الاختصاص بالكفاءه والخبره العمليه ) .
4- الموضوعيه واللاشخصيه : Impersonality فالعلاقه بين الرئيس والمرؤوس علاقه موضوعيه غير شخصيه حيث يطبق البعد القانوني للنظام بكل ما يشتمل عليه من قوانين وانظمه وتعليمات على جميع الافراد دون تميز ولا دخل للاعتبارات الشخصيه ، ولايعترف هذا التنظيم بعلاقات الالفه والصداقه والموده وكذلك الممارسات الانفعاليه او العاطفيه فانها غير مرغوب فيها في التنظيم البيروقراطي
5- توافر سجلات موثقه : Written Records حيث يقوم النظام بالاحتفاظ بجميع الوثائق في ملفات يستفاد منها في اعداد التقارير او صنع قرارات او في عمليه التقيم .
6- الاستخدام المأجور Salaried Personnel : حيث يتقاضى جميع العاملين اجراً مقابل عملهم وتفرغ العاملين الكامل للعمل في النظام على الرغم من انه قد توجد احياناً قله من العاملين غير المتفرغين .
7- ضبط المصادر Control of Resources : بمجرد حصول النظام على ادواته وتجهيزاته التي يحتاج اليها لتحقيق اهدافه يتم التصرف بها من قبل النظام نفسه ولا يحق لمن هم خارج النظام ان يتدخلوا في كيفيه استخدام هذه المصادر .
نقد البيروقراطيه :
تعرض نموذج ويبر لكثير من النقد وذلك لاهتمامه الشديد بالتنظيم الرسمي واصراره على تمسك البيروقراطيه بالرشد وبالقواعد والطرق الرسميه والنواحي الاجرائيه البحته ، فبدأ نموذجه كاله صماء تعمل بانتظام ونسق وميكانيكيه دقيقه مهملاً النواحي الانسانيه كحاجه البشر الى الامن والقوه والمكانه والمال والارتقاء .
وقد تاثر ويبر بعوامل ثلاث كان لها آثارها في فكره وفي نظريته . وهذه العوامل هي :
1- بما ان ويبر مواطن الماني فقد شهد التضخم الذي طرأ على المؤسسات الصناعيه ، فراى ان التنظيم الرسمي المحكم هو الطريقه التي تزيد الانتاج وبالتالي اهمل النواحي الانسانيه .
2- تاثر ويبر بالتنظيم العسكري حيث كان ضابطاً في الجيش ، ومن المعروف ان الجيش يتحرك وفق اوامر وتعليمات صارمه فاعتقد ان هذا الاسلوب يمكن ان يطبق في جميع المجالات الاداريه
3- لكون ويبر عالم اجتماع فقد ادرك عوامل الضعف البشري من حيث عدم امكانيه الاعتماد الكامل على العنصر البشري في اتخاذ القرارات لذا اعتقد ان القواعد تضمن عدم تدخل المصالح الشخصيه
فقد استقى ويبر نظريته من الحياه في عصره ودعمها بخبراته الشخصيه فوضع نموذجه التنظيمي معتقداً انها ستلائم أي بيئه او مجال اداري .
مساوئ النموذج البيروقراطي : من المفروض ان المعايير التي وضعها ويبر يجب ان تؤدي الى زياده الكفاءه والفعاليه الا اذا اسيئ تطبيقها فقد تزيد التعقيدات وتؤدي الى اعاقه الاداء بالسرعه المطلوبه . ومن هذه المساوئ :
1- الاستخدام السيئ لمعيار التخصص : يجب ان يؤدي التخصص الى انجاز الاعمال باقل جهد وباقل تكلفه الا ان زياده التخصص تؤدي الى اضرار كان يهتم المتخصصون بمجال تخصصهم فقط فيقومون بواجبات محدوده ، كما ان الموظف يتهرب من المسؤوليه بداعي ان هذا العمل ليس من اختصاصه ، فمعيار التخصص في الاداره البيروقراطيه اذا لم يستخدم بحكمه يصبح خطرا يتهدد التنظيم .
2- الاستخدام السيئ للاجراءات الروتينيه : فزياده الخطوات التي يجب ان يمر بها الاجراء على عدد كبير من الموظفين وضروره مرور الاجراء على عدد كبير من المستويات الاداريه وفقا للتسلسل الاداري يحتاج وقتا طويلا لانجاز العمل ، كما يزيد من الشكاوي حيث يهدد مصالح الافراد .
3- الاستخدام الخاطئ للتسلسل الرئاسي :
- التسلسل الاداري يحدث تماسكاً في التنظيم الا اذا اسيئ استخدام هذا التسلسل فيصبح خطر على التنظيم حيث تتركز السلطه في يد المسويات الاداريه العليا .
- اعتماد الاداريين في المستوى الادنى على رؤسائهم والرجوع اليهم في كل صغيره وكبيره .
- ضروره عرض الموضوعات على الرؤساء قبل التصرف بها مما يخلق نوعاً من الجمود العقلي .
- اعتقاد الرؤساء بضروره تنفيذ اوامرهم حتى لو كانت خاطئه .
4- الاستخدام الحرفي للقوانين والالتزام الجامد باللوائح :
تطبيق القوانين والالتزام باللوائح يضمن العداله لجميع افراد التنظيم الا ان تطبيق القوانين بحرفيتها يؤدي الى الجمود في حل بعض المشكلات .
5- التطبيق الخاطئ لمعيار ثابت المرتب ودوام الوظيفه :
الوظيفه الثابته والمرتب الثابت تدخل الامن والطمأنينه للموظف فيقبل على عمله دون خوف ، الا ان حصوله على مرتب ثابت وادراكه بان رئيسه ليس له الحق في فصله يؤدي الى .
- الخمول والكسل .
- اللامبالاه في تنفيذ الاوامر والخطأ المتعمد احيانآ لانه مدرك ان رئيسه ليس من السهل ان يفصله
- استغلال اوقات العمل لقضاء بعض المصالح الشخصيه .
طرق تجنب اخطاء البيروقراطيه :
1- تحديد الاهداف تحديداً واضحاً ، والتاكد من الاهداف بعضها ببعض افقياً وعمودياً .
2- تقليل حجم الوحده الاداريه بقدر الامكان . 3- اختيار الرؤساء بطريقه علميه .
4-الاقلال من نطاق الاشراف الاداري او زياده المرؤسين .
5- الثقه في الرؤساء الادارين . 6- اقامه نظام المكافأه والعقاب .
7- اعاده النظر بصوره مستمره في مدى تحقيق المنظمه لاهدافها واجراءاتها المتبعه .
خلاصه :
الكثير يعتقد ان البيروقراطيه نظام فاسد وغير مرغوب فيه او ان البيروقراطيه ملازمه للتعقيدات المكتبيه وكثره الاوراق وطوابير المراجعين ، الا ان البيروقراطيه سلاح ذو حدين فهي تنظيم نموذجي من المفروض ان يؤدي الى اتمام العمل على افضل وجه ، البيروقراطيه ليست مرضاً من امراض الاداره الا اذا اساء الاداريون والموظفون استخدام اركانها ، فهي لا تتعارض مع مفاهيم الشورى والديموقراطيه والمشاركه الجماعيه في عمليه صنع القرار . اما التصورات السلبيه التي تحيط بمفهوم البيروقراطيه فهي في حقيقه الامر تتعلق بالبيروقراطين انفسهم وهذا يمكن ان يسمى بالبيروباثولوجي Bureaupalhology .