المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : مفاتيح إدارة الوقت



The Edge
18-03-2005, 11:13 AM
مفاتيح إدارة الوقت
1. تحليل الوقت

إن عمل سجل بالأنشطة اليومية لمدة أسبوع واحد على الأقل يحتوي على زيادات قدرها 15 دقيقة يعد أساساً جوهرياً للتحليل الفعّال للوقت. وينبغي تكرار هذا السجل كل ثلاثة شهور على الأقل لتجنب الرجوع إلى ممارسات إدارة الوقت السيئة.


2. التوقع

يعد الإجراء التوقعي بشكل عام أكثر فعالية من الإجراء العلاجي، فـ "الوقاية خير من العلاج". لذا توقع الأمور غير المتوقعة وخطط لها، مفترضاً أن أي خطأ احتمالي سيحدث فعلاً.


3. التخطيط

كل ساعة تمضيها في التخطيط الفعّال توفر من ثلاث إلى أربع ساعات في التنفيذ، وتحقق نتائج أفضل. والتخطيط اليومي والتخطيط على المدى الطويل اللذان يتمان مسبقاً أو في وقت مبكر من اليوم ذاته، وبما يتفق مع الأهداف قصيرة المدى والأحداث، أمران جوهريان للاستفادة الفعّالة من الوقت الشخصي.


4. المرونة

الاتصاف بالمرونة في جدولة الوقت الشخصي قد يكون أمراً ضرورياً لاستيعاب الأحداث الخارجة عن سيطرة المرء، وينبغي عدم الإفراط أو التفريط في جدولة الوقت.


5. الأهداف والأولويات

إن النتائج الأكثر فعالية يتم تحقيقها بشكل عام من خلال السعي الدؤوب وراء الأهداف المخطط لها وليس من قبيل الصدفة. وينبغي تخصيص الوقت المتاح للأولويات مرتبة تنازلياً، لذا رتب أولوياتك والتزم بها! وهناك مدراء يميلون في بعض الأحيان إلى إنفاق الوقت بمقادير مرتبطة عكسياً بأهمية المهام.


6. المواعيد النهائية

إن فرض المواعيد النهائية وممارسة الإنضباط الذاتي في الالتزام بها يساعد المدراء على التغلب على الحيرة والتردد والتسويف.


7. البدائل

إن عدم التوصل إلى حلول بديلة في أي موقف معين يحد من احتمال اختيار الإجراء الأكثر فعالية.


8. الدمج

ينبغي تصنيف المهام المتماثلة وتوزيعها على أقسام يوم العمل لتقليل المقاطعات ( كاستقبال المكالمات الهاتفية على سبيل المثال) من أجل ترشيد الاستفادة من الموارد وترشيد بذل المجهود الشخصي.


9. مبدأ باريتو/ التركيز

بعض الجهود القليلة المهمة ( حوالي 20%) تتمخض عن القدر الأكبر من النتائج (حوالي 80%). هذا المبدأ والذي يسمى أيضاً بـ "قانون 20/80" جعل المدراء الفعالين يركزون جهودهم على الأحداث "القليلة المهمة" مما يزيد احتمال وقوع هذه الأحداث ومن ثم تحقيق النتائج القصوى.


10. الفعالية

يمكن تعريف الكفاءة بأنها فعل أي شيء على النحو الصحيح ... والفعالية بأنها فعل الشيء الصحيح على النحو الصحيح. والجهد مهما كان كفاءته عادة ما يكون عديم الفعالية إذا تم بذله في المهام غير المناسبة في الأوقات غير المناسبة أو بنتائج غير مخطط لها.


11. مستوى التفويض /القرار

ينبغي تفويض سلطة اتخاذ القرار إلى أدنى مستوى ممكن، بما يتفق مع الحكم الصائب والحقائق المتاحة.


12. التفويض إلى المستوى الأعلى

عادة ما يشجع المدراء –دون إدراك- التفويض إلى أعلى (التفويض المعكوس) من خلال تشجيع مرءوسيهم على التواكل عليهم في الحصول على الحلول، مما يسفر عن قيامهم بعمل مرؤوسيهم.


13. تقليل من الروتين وتجنب التفاصيل

المهام الروتينية قليلة الأهمية بالنسبة للأهداف العامة ينبغي تقليلها أو دمجها أو تفويضها أو القضاء عليها بقدر الإمكان. وينبغي على المدراء الابتعاد عن التفاصيل غير الضرورية والاهتمام بالمعلومات المهمة فحسب وهذا هو ما يطلق عليه "الحاجة إلى عدم المعرفة".


14. استجابة محدودة وإهمال اختياري

ينبغي أن تكون الاستجابة للمشكلات والمطالب التي تحتاج وقتاً قاصرة على حاجات الموقف الحقيقية. فبعض المشكلات إذا تركتها فإنها تمضي لحالها. ومن خلال اختيارك تجاهل هذه المشكلات التي تحل نفسها بنفسها عادة يمكنك توفير كثير من وقتك وجهدك للمساعي المفيدة (مبدأ الإهمال المحسوب).


15. إدارة الاستثناء

ينبغي ألا يتم تبليغ التنفيذي المسؤول إلا بحالات انحراف الأداء الفعلي عن الأداء المخطط انحرافاً خطيراً وذلك من أجل توفير وقته وجهده.


16. الرؤية

إن احتفاظك بالأشياء التي تعتزم القيام بها في مجال رؤيتك يزيد من احتمال تحقيقك لأهدافك، فأنت لا تستطيع فعل شيء لا تستطيع تذكره، لذا اعتمد على نظام لحفظ الملفات أو على قوائم المراجعة.


17. الإيجاز

يزيد من الوضوح والفهم.


18. طغيان الأمور العاجلة

يحيا المدراء في توتر مستمر ما بين الأمور العاجلة والمهمة. فالمسألة العاجلة تتطلب تصرفاً فورياً وتحجب عن وعينا المسائل المهمة. وهكذا فإن المدراء يطغى عليهم الأمور العاجلة ويستجيبون –دون إدراك- للضغوط الملحة التي لا تنتهي. وهم بفعلهم هذا يهملون النتائج طويلة المدى للأعمال المهمة التي يتركونها دون إنجاز.



19. إدارة الأزمات

غالباً ما يدير المدراء أعمالهم من خلال الأزمات، بمعنى أنهم يعاملون كل مشكلة كما لو كانت هناك أزمة. وتتسبب متلازمة الاستجابة المفرطة هذه في الشعور بالقلق وإصدار أحكام خاطئة واتخاذ قرارات على عجل، وتبديد الوقت والجهد.


20. ضبط المقاطعات

ينبغي أن تصمم عملية ترتيب الأنشطة والضوابط عليها من أجل تقليل عدد المقاطعات وتأثيرها ومدتها. وكن لبقاً وصريحاً.


والاستخدام الفعال للوقت له نتيجتان رئيسيتان:

1. إنجازنا المزيد من الأعمال.

2. شعورنا بالرضى عن التقدم الذي نحرزه.

وبذلك تصبح نظرتنا للعالم من حولنا أقل تعقيداً، ونتلهف إلى الذهاب إلى العمل، وسرعان ما يلاحظ ذلك الزملاء والرؤساء.

البرنس
21-08-2005, 06:50 PM
يعطيك العافيه اخوي The Edge ، و الله لك مواضيع مفيده و حلوه و انا مدري ..

:)

عروس
21-08-2005, 07:00 PM
تسلم ايدينك الاخ The Edge على الموضوع الرائع

تخيل ان النقاط اللي ذكرتها لإدارة الوقت :deal:

تتوفر في جميع موظفين الدوله والوزارات الحكومية

خصوصا الموظفين اللي يخلصون معاملات المساكين :(

شلون صار حالنا ؟؟

بالدول الغربيه ... تطبيق هالنقاط عندهم حقيقي :eek2:

تخيل ... ليسنك .. بطاقاتك ... معاملاتك ... تدزها بالبريد :eek2: :eek2:

ترجع لك (عالبريد) ... خالصه !!

The Edge
21-08-2005, 07:40 PM
يعطيك العافيه اخوي The Edge ، و الله لك مواضيع مفيده و حلوه و انا مدري ..

:)
شاسوي يالغالي محد فاهمني للحين

تسلم عالمرور طال عمرك

The Edge
21-08-2005, 07:41 PM
تسلم ايدينك الاخ The Edge على الموضوع الرائع

تخيل ان النقاط اللي ذكرتها لإدارة الوقت :deal:

تتوفر في جميع موظفين الدوله والوزارات الحكومية

خصوصا الموظفين اللي يخلصون معاملات المساكين :(

شلون صار حالنا ؟؟

بالدول الغربيه ... تطبيق هالنقاط عندهم حقيقي :eek2:

تخيل ... ليسنك .. بطاقاتك ... معاملاتك ... تدزها بالبريد :eek2: :eek2:

ترجع لك (عالبريد) ... خالصه !!


في ناس يستمتعون بأذلال الأخرين علشان يحسون بأهميتهم للأسف البلد مليانة منهم
كان الله في العون
و تسلمين على مرورج و مشاركتج

البرنس
21-08-2005, 08:06 PM
شاسوي يالغالي محد فاهمني للحين

تسلم عالمرور طال عمرك انا فاهمك ..

:p

The Edge
21-08-2005, 08:08 PM
انا فاهمك ..

:p
الحمد لله
على الأقل واحد فاهمني يغنيني عن الكل

البرنس
21-08-2005, 08:16 PM
الحمد لله
على الأقل واحد فاهمني يغنيني عن الكل تراك غالي حيل عندي ..

:shy:

The Edge
21-08-2005, 08:16 PM
تراك غالي حيل عندي ..

:shy:
والله شعور متبادل ,, و اشكرك يالغالي على مشاعرك النبيلة
(نبيلة من؟؟؟)

البرنس
21-08-2005, 08:18 PM
والله شعور متبادل ,, و اشكرك يالغالي على مشاعرك النبيلة
(نبيلة من؟؟؟) وسع صدرك يالغالي ..

:)

السهم الازرق
21-08-2005, 08:47 PM
:app: مشكور حبيب قلبي ذا ايدج

فعلا نقاط مهمه و مفيده في ادارة الوقت :nice:

التطبيق مب بالسهوله اللي يتصورها البعض :con2:

في مقومات ما تتوفر للجميع لتطبيق هالنقاط :court:

لكن المحاوله خير من الاستسلام للواقع :rolleyes:

Cat
21-08-2005, 09:33 PM
هذا هو The Edge

مواضيع على مستوى :deal: ،مب مسوي لي راعي بر وضبان

يعطيك العافيه يالغالي...

سراب الامل
22-08-2005, 12:42 AM
يعطيك العافيه اخوي The edge مبدع كالعاده ومواضيع جميله جدأ ومفيده جداً

راح اصور الموضوع عشان اقراه من حين الى اخر لاهمية الكبيره

( الوقت كالسيف فإن لم تقتله قتلك )

The Edge
22-08-2005, 12:48 AM
:app: مشكور حبيب قلبي ذا ايدج

فعلا نقاط مهمه و مفيده في ادارة الوقت :nice:

التطبيق مب بالسهوله اللي يتصورها البعض :con2:

في مقومات ما تتوفر للجميع لتطبيق هالنقاط :court:

لكن المحاوله خير من الاستسلام للواقع :rolleyes:


اولا طال عمرك شرفتني بالزيارة و حلت البركة
ثانيا لو احنا نطبق نصهم صدقني احنا بنكون بمليون مرة أحسن

و تسلم يالغالي

The Edge
22-08-2005, 12:50 AM
هذا هو The Edge

مواضيع على مستوى :deal: ،مب مسوي لي راعي بر وضبان

يعطيك العافيه يالغالي...
يا هلا والله
كلك زوء والله يا عسل
شنسوي ننوع شوي ,,, وعلى فكره موضوع الضبان و الزهيوية مواضيع قديمة نبشهم الأخ البرنس و حتى هالموضوع بعد

The Edge
22-08-2005, 12:52 AM
يعطيك العافيه اخوي The edge مبدع كالعاده ومواضيع جميله جدأ ومفيده جداً

راح اصور الموضوع عشان اقراه من حين الى اخر لاهمية الكبيره

( الوقت كالسيف فإن لم تقتله قتلك )
الله يخليج طال عمرج و الله بعض مما عندكم و صدقيني انا ما تعلمت هالأشياء الا من الأعضاء و المشرفين من هذا المنتدى مثلج و شرواج
و تحت امرج والله الموضوع وراعي الموضوع
وشرفتيني بطلّتج و مشاركتج

المجريطي
22-08-2005, 01:00 AM
مفاتيح إدارة الوقت


9. مبدأ باريتو/ التركيز

بعض الجهود القليلة المهمة ( حوالي 20%) تتمخض عن القدر الأكبر من النتائج (حوالي 80%). هذا المبدأ والذي يسمى أيضاً بـ "قانون 20/80" جعل المدراء الفعالين يركزون جهودهم على الأحداث "القليلة المهمة" مما يزيد احتمال وقوع هذه الأحداث ومن ثم تحقيق النتائج القصوى.


10.


اولا مشكور على هذا الموضوع وياليت نقدر ان نستفيد منه

بالنسبه لمبدأ 20\80 شخصيا قمت بتجربته وهو غريب بعض الشيء

وجدت انه 20 % من موظفين المبيعات قامو بتحقيق 80% من اجمالي المبيعات

وجدت ان 20% من قيمة المخزون في الشركه يشكل 80 % من مجمل المخزون

تحياتي

The Edge
22-08-2005, 01:05 AM
اولا مشكور على هذا الموضوع وياليت نقدر ان نستفيد منه

بالنسبه لمبدأ 20\80 شخصيا قمت بتجربته وهو غريب بعض الشيء

وجدت انه 20 % من موظفين المبيعات قامو بتحقيق 80% من اجمالي المبيعات

وجدت ان 20% من قيمة المخزون في الشركه يشكل 80 % من مجمل المخزون

تحياتي
جزاك الله خير
و شرفتني بمرورك يالغالي الغايب ;)