الوعب
07-08-2008, 07:01 PM
قائمة بما يمكن أن يفعله المدير في 5 دقائق
لو يتخيل المدير ما الذي يمكنه فعله في غضون خمس دقائق، لما أهدر دقيقة واحدة من وقته الثمين في العمل. وهناك قائمة طويلة يمكن أن يختار منها المدير، أو حتى الموظف، ما يمكنه القيام به من أنشطة مهمة سواء على الصعيد الوظيفي أو الصعيد الشخصي. وبعض هذه الأعمال له تأثير فوري لذيذ كإلقاء التحية والتبسم وتبادل الأحاديث الودية مع زميل في العمل، وأخرى ذات تأثير بعيد المدى لكنه في غاية الأهمية، ويمكن القيام به في غضون 5 دقائق، مثل بناء علاقة مع شخص مهم أو عميل مرتقب عبر اتصال هاتفي سريع. وفي السطور الآتية قائمة بالأعمال التي يمكن أن يستغل بها المدير وقته مستفيدا من الدقائق الخمس:
• الاتصال على زميل عمل سابق للسؤال عن أخباره.
• إلقاء التحية والتبسم الصادق في وجه المدير أو المرؤوسين.
• تبادل حديث ودي مع زميل توترت علاقتنا به أخيرا.
• تنظيم أوراق المكتب.
• تنظيم الرسائل الإلكترونية البريدية الواردة إلى الـoutlook وذلك في ملفات إلكترونية خاصة بكل مشروع ليسهل الرجوع إليها.
• الرد على رسالة بريدية إلكترونية أو مطبوعة مهمة.
• حفظ أرقام أشخاص مهمين بالهاتف تم التعرف عليهم أخيرا.
• توجيه تعليمات إلى موظف تجنبا لوقوعه في أي خطأ محتمل.
• الاتصال على الوالدين أو الزوجة ليذكرهم بأن عمله لن ينسيه محبتهم.
• كتابة جدول اليوم مبتدئا بالأهم ثم الأقل أهمية.
• محاولة كتابة قائمة بالأعمال المتراكمة أو المعطلة لإنجازها.
• تناول وجبة خفيفة لدفع الجوع حتى يرتفع مستوى التركيز والنشاط.
• توزيع المهمات على الموظفين (خاصة في بداية الدوام).
• إرسال رسائل تذكيرية إلى الموظفين بالبريد الإلكتروني أو شفاهة لتذكيرهم بمواعيد التسليم أو اتمام بعض المهام Deadlines.
• بناء علاقة مع عميل جديد مرتقب بالاتصال الهاتفي.
• المشي بحاجة شخص مناسب يبحث عن وظيفة جديدة بتقديم سيرته الذاتية إلى الشؤون الإدارية.
• تذكير المرؤوسين بمواعيد الاجتماعات المهمة.
• إصلاح ذات البين في العمل حتى ولو اضطر إلى الكذب المباح في هذه الحالات.
• كتابة رؤوس أقلام عن مشروع ما أو فكرة ينوي تقديمها للإدارة العليا.
• إرسال باقة زهور إلى مريض في المستشفى عبر الاتصال الهاتفي بالشركة المختصة.
• طلب وجبة غداء أو إفطار لبعض الزملاء لكسب مودتهم.
• إرسال رسالة شكر إلى الموظف المتميز تشجيعا له على همته ونشاطه.
• تقديم رسالة اعتذار إلكترونيا أو شفهيا إلى من أخطأنا بحقه.
• الإعتذار هاتفيا إلى العميل الذي لم نف بوعدنا تجاهه، لما لها من وقع كبير عليه.
• إعادة تشغيل جهاز الحاسوب Restart حتى يعمل بكفاءة وسرعة أكبر.
• الذهاب إلى دورة المياه لأنه ثبت علميا أن الحاقن ينخفض لديه مستوى التركيز في عمله.
• طلب مشروبات ساخنة أو باردة للشعور بالانتعاش أو اليقظة.
• تناول كميات كافية من الماء لما يمد الماء العقل بالاكسجين الكافي للتفكير.
• بذل مجهود بدني بسيط ينعش الجسم كصعود السلالم أو المشي إلى أحد المكاتب البعيدة.
• قراءة مقال إداري مفيد لتعلم مهارة جيدة.
• التسجيل في دورة تدريبية مهمة لاكتساب مهارات فنية أو إدارية.
• تحريك أمور شخصية عالقة لدى الشؤون الإدارية كالموافقة على الإجازة، أو المرضية أو الاستئذان وغيرها.
• اصنع معروفا لمسؤولك المباشر في العمل.
• توجيه طائفة من الأسئلة المهمة لشخص ضليع بتخصص معين في العمل لرفع مستوى الخبرة.
• الاطلاع على جدول الأسبوع أو الشهر أو السنة.
لو خصص كل مدير، خاصة المشغول جدا، كل يوم مدة خمس دقائق فقط للقيام بإحدى الأعمال الآنفة الذكر لوجد في نهاية العام أنه حقق أعمالا كبيرة ومتعددة أسهمت في ارتقائه بأدائه الوظيفي وبتحقيق أهدافه الخاصة والوظيفية. ولحسن الحظ فإن كل موظف بالمؤسسة لديه الوقت نفسه الذي يمضيه زملاؤه ولكن ما يميز الناجحين عن غيرهم بأنهم يحسنون الاستفادة من كل لحظة بما يفيدهم ويرتقي بمؤسساتهم ولذا نجدهم دائما في المقدمة.
لو يتخيل المدير ما الذي يمكنه فعله في غضون خمس دقائق، لما أهدر دقيقة واحدة من وقته الثمين في العمل. وهناك قائمة طويلة يمكن أن يختار منها المدير، أو حتى الموظف، ما يمكنه القيام به من أنشطة مهمة سواء على الصعيد الوظيفي أو الصعيد الشخصي. وبعض هذه الأعمال له تأثير فوري لذيذ كإلقاء التحية والتبسم وتبادل الأحاديث الودية مع زميل في العمل، وأخرى ذات تأثير بعيد المدى لكنه في غاية الأهمية، ويمكن القيام به في غضون 5 دقائق، مثل بناء علاقة مع شخص مهم أو عميل مرتقب عبر اتصال هاتفي سريع. وفي السطور الآتية قائمة بالأعمال التي يمكن أن يستغل بها المدير وقته مستفيدا من الدقائق الخمس:
• الاتصال على زميل عمل سابق للسؤال عن أخباره.
• إلقاء التحية والتبسم الصادق في وجه المدير أو المرؤوسين.
• تبادل حديث ودي مع زميل توترت علاقتنا به أخيرا.
• تنظيم أوراق المكتب.
• تنظيم الرسائل الإلكترونية البريدية الواردة إلى الـoutlook وذلك في ملفات إلكترونية خاصة بكل مشروع ليسهل الرجوع إليها.
• الرد على رسالة بريدية إلكترونية أو مطبوعة مهمة.
• حفظ أرقام أشخاص مهمين بالهاتف تم التعرف عليهم أخيرا.
• توجيه تعليمات إلى موظف تجنبا لوقوعه في أي خطأ محتمل.
• الاتصال على الوالدين أو الزوجة ليذكرهم بأن عمله لن ينسيه محبتهم.
• كتابة جدول اليوم مبتدئا بالأهم ثم الأقل أهمية.
• محاولة كتابة قائمة بالأعمال المتراكمة أو المعطلة لإنجازها.
• تناول وجبة خفيفة لدفع الجوع حتى يرتفع مستوى التركيز والنشاط.
• توزيع المهمات على الموظفين (خاصة في بداية الدوام).
• إرسال رسائل تذكيرية إلى الموظفين بالبريد الإلكتروني أو شفاهة لتذكيرهم بمواعيد التسليم أو اتمام بعض المهام Deadlines.
• بناء علاقة مع عميل جديد مرتقب بالاتصال الهاتفي.
• المشي بحاجة شخص مناسب يبحث عن وظيفة جديدة بتقديم سيرته الذاتية إلى الشؤون الإدارية.
• تذكير المرؤوسين بمواعيد الاجتماعات المهمة.
• إصلاح ذات البين في العمل حتى ولو اضطر إلى الكذب المباح في هذه الحالات.
• كتابة رؤوس أقلام عن مشروع ما أو فكرة ينوي تقديمها للإدارة العليا.
• إرسال باقة زهور إلى مريض في المستشفى عبر الاتصال الهاتفي بالشركة المختصة.
• طلب وجبة غداء أو إفطار لبعض الزملاء لكسب مودتهم.
• إرسال رسالة شكر إلى الموظف المتميز تشجيعا له على همته ونشاطه.
• تقديم رسالة اعتذار إلكترونيا أو شفهيا إلى من أخطأنا بحقه.
• الإعتذار هاتفيا إلى العميل الذي لم نف بوعدنا تجاهه، لما لها من وقع كبير عليه.
• إعادة تشغيل جهاز الحاسوب Restart حتى يعمل بكفاءة وسرعة أكبر.
• الذهاب إلى دورة المياه لأنه ثبت علميا أن الحاقن ينخفض لديه مستوى التركيز في عمله.
• طلب مشروبات ساخنة أو باردة للشعور بالانتعاش أو اليقظة.
• تناول كميات كافية من الماء لما يمد الماء العقل بالاكسجين الكافي للتفكير.
• بذل مجهود بدني بسيط ينعش الجسم كصعود السلالم أو المشي إلى أحد المكاتب البعيدة.
• قراءة مقال إداري مفيد لتعلم مهارة جيدة.
• التسجيل في دورة تدريبية مهمة لاكتساب مهارات فنية أو إدارية.
• تحريك أمور شخصية عالقة لدى الشؤون الإدارية كالموافقة على الإجازة، أو المرضية أو الاستئذان وغيرها.
• اصنع معروفا لمسؤولك المباشر في العمل.
• توجيه طائفة من الأسئلة المهمة لشخص ضليع بتخصص معين في العمل لرفع مستوى الخبرة.
• الاطلاع على جدول الأسبوع أو الشهر أو السنة.
لو خصص كل مدير، خاصة المشغول جدا، كل يوم مدة خمس دقائق فقط للقيام بإحدى الأعمال الآنفة الذكر لوجد في نهاية العام أنه حقق أعمالا كبيرة ومتعددة أسهمت في ارتقائه بأدائه الوظيفي وبتحقيق أهدافه الخاصة والوظيفية. ولحسن الحظ فإن كل موظف بالمؤسسة لديه الوقت نفسه الذي يمضيه زملاؤه ولكن ما يميز الناجحين عن غيرهم بأنهم يحسنون الاستفادة من كل لحظة بما يفيدهم ويرتقي بمؤسساتهم ولذا نجدهم دائما في المقدمة.