مطلوب مساعدة في الافكار>>>.. تقليل استخدام الورق في الادارة..<<< [الأرشيف]

عابر سبيل

25-03-2010, 09:14 PM

عندي مهمة...و مطلوب مساعدة في الافكار: تقليل استخدام الورق في الادارة

السلام و التحية
امر..حقيقي..
هو..للبعض..خيال..
و لكنه..للبعض..مهمه حقيقية...قد تصلح ان تكون مستحيلة
و تتطلب جهدا و وقتا و معونة من كل خبير في هالمجال.

تقليل استخدام الورق في مكاتب الادارات

من 3 سنوات...و نحن...نجتهد لكي لكي نقوم ببادرة في ادارتنا
لكي نكون السباقين من بين الادارت التي تنتمي لنفس الجهة...

المهمة..كانت في البداية..الوصول او الاقترب الى
العمل بلا ورق
( Paper less Office)

و بعدين...باختصار...و بعد تجارب كلها فاشلة..
قمنا...و عدلنا من الطموح و قلبنا الشعار الى
Less Paper

تقليل استهلاك الورق

المهم....و هذا احنا..في الادارة
نحاول و انحاول و انحاول

و لا احنا طايلين العنب...و من هالشكل
بنرفع..عما قريب..شعار
(العنب حامض)

فالمطلوب..افكار..
و ياريتها مجربة و نتائجها..عندكم ملموسة

اليأس واصلنا حده...
و انا ما احب الفشل...
و ربعي انكبوني في الادارة
حتى اقرب اللي كانوا مؤيدين..تقريبا مطنشين
ليس تحقيرا..لكن..يأسا لعدم قدرتنا على
تحقيق و لا 15% من الهدف المنشود!!

و الشغلة...تطوعية بالدرجة الاولى..لكن..متوكلين على الله..
يمكن نقدر..بالمساعدة..او الاستماع لشور من هم اكثر خبرة..
من رواد هذا المنتدى...نجيب راس الاستهلاك اللامبالي
من الورق الغالي..
ليس من الناحية المالية فحسب..
و لكن من الناحية البيئية!

في انتظار..افكار..فعّالة..
كرما..لا امرا

Arab!an

25-03-2010, 09:31 PM

عندي فكرة يمكن ما ترقى للطموح اللي تبغون توصولون له .. بس مع بعض الحسبة يمكن تضبط

الاوراق لها حجم معين .. المستخدم من مساحات هذه الاوراق أقل من 75% او حتى اقل من النص .. عدل؟

اذا كان هكذا .. فنص الورق يكفي .. او اكثر شوي

قصوا كل الاوراق نصين .. او اخذوا ورق بنص حجم الورق اللي تستخدمونه

شيزكيك

25-03-2010, 09:36 PM

انا في شغلي الاولي اعتمد على الورق بشكل كبير بس الحين كل المعاملات بالايميل الرسمي حق

الشغل حتى مع الجهات الي انتعامل معاها المراسلات بالايميل التعاميم الاجتماعات التقارير كلها

بالايميل واحس نفسي لحين مش متعوده لازم اروح انسخ الاوراق

ماريسا

25-03-2010, 09:40 PM

عند طباعة الوثائق و الدوكس اطبعوا على الجهتين و راح توفرون نص الورق المستهلك عادة

انسان

25-03-2010, 09:41 PM

طبعا افضل طريقه لتقليل استخدام الورق هو باستخدام المراسلات عن طريق اجهزة الكمبيوتر بين الموظفين بس المشكله ان البرامج الي حق المراسلات معقده شوي فالموظف يملها ويرجع للورق يعني لو جابو برنامج سهل جدا و ما فيه اي تعقيد اتوقع انه بيمشي مع الموظفين خصوصا اذا تم اخذ رأي الموظفين عند تصميم البرنامج عشان اذا طبقوا البرنامج وشتغلوا عليه يكونون مقتنعين فيه .بالاضافه الى ذلك ولمحبين الورق فيه مثل اللواح للكتابه بقلم خاص وتطلع هذه الكتابه على الشاشه.
-طريقه اخرى هيه التعليق على الكتاب الرسمي نفسه في الاسفل مع اني ما افضلها

ودي أكون

25-03-2010, 09:43 PM

والله تصرف راح يكون جدا صعب مني اني احافظ على الورق ..:shy:

اولا لاني ماحطيت عمري في موقف تحدي والا جان فزت على عمري بالتحدي << واثقه ::tease:

وثانيا لاني استهلك الاوراق بدرجه ماتتخيلها .. يعني لو ابي اكتب شي بخاطري اشخبط .. ابي احسب شي ماشي .. ع طول بطلي الطابعه واسحبي لج كم ورقه :tease:

ركز كم ورقه مو ورقه هاااا .. :shy:

شوف اخوي اتخيلت اني مكانك فالتحدي .. فاللي بسويه ..

راح اشبك الكمبيوترات كلها مع بعض .. واي شخص يكتب كتاب اي كتاب لأي مسؤول بنفس القسم .. مايطبعه ..

اول شي يتأكد منه حرف حرف .. وبعدين يحطه بوصله ..

للسكرتير .. او لأي شخص اتكون مهمته الأولى .. ان هو يتاكد يطبع الكتب عالاوراق بعد ماتوصله عالرابط فالكمبيوتر ..

هو يشيك عالكلام وطريقه الصيغه .. وطبعا بما ان في ربط .. الكتب اتبين عند الرؤساء او المدير بعد ..

يروح هالشخص اذا الكتب صيغتها ثابته .. يشيك عالكتاب ويطبعه ع طووول ..

واذا الكتب الصيغه مهمه اتكون .. يروح ع مكتب المدير او الرئيس .. ويطلع له الكتاب عالجهاز عشان يقراه واي تعديل يتم جدامه .. جدام المدير ..

وبعدها بريتنت .. :)

هذا لـ التقليل من التبذير في الورق .. :shy:

واذا اللي عندك يحبون يشخبوطون نفسي .. اسحب كل الـ اقلامه من المكاتب :shy:

واذا لازم لازم قلم .. خلهم يكتبون بالرصاص وعطهم محايه عشان يستهلكون ورقه وحده طول السنه بس :shy:

شرايك اكيد اعجبك فالافكار البايخه :tease:

BURBERRY

25-03-2010, 09:59 PM

اخوي بقولك عن طريقه شفتها في شمال الاطلنطي

الاداره حطت عند كل طابعه و اله التصوير اعلان مكتوب فيه انقذ الاشجار و البيئة بتقليل استخدام الورق

و كانو يرسلون ايميلات فيها هالاعلانات و يعلقون الاعلانات .. و خفت مشكلة استهلاك الورقه

البعد الخامس

25-03-2010, 10:12 PM

حاول قد ما تقدر أنك ماترمي الورق الذي سبق أستخدامة من جهه وحده

وأستغل الجهه الثانيه للكتابه كمسوده

وأستغل الأوراق الي سبق أستخدامها على جهه وحده بطباعه الكتب لأول مره

ومن ثم تدقيقها ومن ثم طباعتها على أوراق رسميه جديده ونظيفه

يعني بأختصار

الأوراق الي سبق أستخدامها من جهه وحده أستغل الجهه الثانيه منها لأغراض أخرى ولا ترميها

وهذا عن تجربه ولحد الآن أستعمل هالطريقه في كل شي حتى بالبيت

أستغل الأوراق ذات الجهه الواحده للمذاكره والكتابه ورسم الأطفال وشخابيطهم عليها

مـــــنــاف

25-03-2010, 10:29 PM

ياطويل العمر .. أعتقد بأن الحل أخي العزيز (عابرسبيل) يـــكمن في ضروره إستخدام (الأرشيف الألكتروني) وهذا النظام المتطوّر يُستخدم حالياً في بعض الوزارات والمؤسسات والجهات الأُخرى .

أما بالنسبه للفوائد المستفاده من هذا النظام المطّبق لهي كثيره ومتعدده , ومن أبرزها (الإطلاع على البريد والمكاتبات الرسميه وإرساله إلى المستويات العليا أو الصغرى حسب التسلسل الإداري والصلاحيه المخوّله له بذلك) .

لـــذلك ... في حاله إستخدامنا لهذه الطريقه في المكاتبات أي (النظام أعلاه) فحتماً سوف يقّل إعتمادنا كثيراً على إستخدام الورق .

وفقك الله أخي (عابر سبيل) وبارك الله فيك

ثرية

25-03-2010, 10:31 PM

استخدم نظام المراسلات الاوراكل

تحداني

25-03-2010, 11:06 PM

.. يعطيك العافيه اخي الفاضل " عابر سبيل " ..
وكتبه الله في ميزان حسناتك ان شاء الله

نحن ايضا نحارب هذه المشكله وتم وضع الخطط .. وتم اجراء البعض ..
من الاجراءات والبعض الآخر يحتاج الى ملايين لكي يتم استبدال الورق بأمور أخرى ..

.
.
الأوراق في المؤسسات والوزارات
.. والبنوك تستخدم بشكل مختلف ..
هناك أوراق يجب ان تعطى للعميل
.. وبدونها لا تكتمل الخدمه او الهدف المنشود ..

اجراءات المرور
الصحه
المدارس
الرخص
البنوك

فهنا الورق ضروري لا يمكن التقليل منه
.. ولا يمكن استبداله بشئ آخر .. وعاده ما تكون الضيغ متشابهه ..
ولا تختلف فقط تغير في الاسماء والتواريخ .. فعمليه التبذير لن تكون كثيره ..
ويتوقف هذا فقط على زحمه المراجعين .. او قله عددهم ..

ولكن للأسف التبذير يقف على المراسلات والكتب الداخليه
والإجتماعات .. تقوم السكرتيره بإعاده الكتاب الواحد عشر مرات ..
يا بنت الناس ليه كذا .. المدير يقول الفاصله ليه مقلوبه .. النقطه مو موجوده ..
الهمزه مفقوده ..
الفراغات كبيره ..
ال وال وال ..

اقترحت على الاداره اقتراح .. وتم العمل به ..
وبالفعل قللنا من الورق بنسبه كبيرررررررررره الا وهو..

توفير جهاز لاب توب للسكرتاريه ..
او الشخص المعني في كتابه تلك الكتب في اي اداره ..
وتقوم بعمليه كتابه تلك الكتب مباشرع مع المدير ..
او تعطيه للموظف المعني لكي يدقق فيه .. ومن ثم تقوم بطباعته ..

يومها لم يكن هناك شبكه خاصه في العمل او ما يسمى بالانترانت الداخلي ..
اما اليوم بالاوت لوك .. استطعنا تغير الكتاب الف مره دون الحاجه الى اوراق ..
ويتم الطباعه النهائيه دون رمي الورق في " القمامه " اجلكم الله ..

.
.
الاقتراح الآخر هو الذي قاله اخونا " مناف " الارشيف الاكتروني ..
لدي معارف يعملون سابقا في .. " هيئه قطر للاعمال الخيريه "
كان لديهم ارشيف الكتروني راااااااااااااائع

هذا الارشيف مكلف للغايه .. ولكن آليه العمل فيه جدا مميزه ..
كل الكتب الرسميه تتجمع في هذا الارشيف ..
البعض من الكتب ممكن ان يراها الجميع
والبعض الآخر تكون سريه وخاصه ..

.
.
ان كان الموظف يرغب في طباعه .. اي كتاب ..
عليه بمتابعه قسم الارشيف الاكتروني .. ويقوم بارسال طلب اليهم ..
ومن ثم تقوم عمليه الطباعه .. ولا يمكن تكرار الطباعه الا مره واحده ..
.
.
الورق لا يمكن الاستغناء عنه ..
ولكن كما قلت التقليل منه يحتاج الى بدائل جدا مكلفه ..
كأنظمه .. وبرامج معده ..
وتدريب السكرتاريه .. واصحاب الكتب والمراسلات ..
على مهارات الكتابه والمخاطبه والاملاء .. والصيغ الرسميه ..

ايضا هناك مشكله اخرى .. تتعلق بضمائر الموظفين ..
والله احيانا ادخل غرفه التصوير .. ارى ملازم ابنائهم ..
وبطاقات شخصيه لعمالهم ..
وورق الكفاله للخادمه :)
ووصفه اعداد كعكه التفاح ..
وصور لزيت السيارات ..

هذا مال عام .. لا يحق للموظف العبث به ..
وهو محاسب امام الله ..

جملك الله برضى الرحمن

المبرمج صلاح

25-03-2010, 11:24 PM

طبعا افضل طريقه لتقليل استخدام الورق هو باستخدام المراسلات عن طريق اجهزة الكمبيوتر بين الموظفين بس المشكله ان البرامج الي حق المراسلات معقده شوي فالموظف يملها ويرجع للورق يعني لو جابو برنامج سهل جدا و ما فيه اي تعقيد اتوقع انه بيمشي مع الموظفين خصوصا اذا تم اخذ رأي الموظفين عند تصميم البرنامج عشان اذا طبقوا البرنامج وشتغلوا عليه يكونون مقتنعين فيه .بالاضافه الى ذلك ولمحبين الورق فيه مثل اللواح للكتابه بقلم خاص وتطلع هذه الكتابه على الشاشه.
-طريقه اخرى هيه التعليق على الكتاب الرسمي نفسه في الاسفل مع اني ما افضلها

هو دا الحل الامثل استخدام الكمبيوتر مع برامج مخصوصة لجهة العمل

emadff

26-03-2010, 12:23 AM

السلام عليكم

أخي أنا أعمل بوزارة الأوقاف والشؤون الإسلامية وقمت بعمل نظام للمراسلات والأرشفة الإليكترونية يمكن الموظفين من إنشاء الكتب من خلال النظام ثم تحويل الكتاب إليكترونيا لرئيسه فالمدير وهكذا ، ثم يتم توقيع الكتب - توقيع إليكتروني - كل ذلك دون الحاجة لطباعة ورقة واحدة الا ربما بعض السكرتارية يحبون الاحتفاظ بنسخ ورقية في نهاية .
وكذلك الكتب الواردة تدخل على النظام ويتم التحويل بالإشارة -للمتابعة - لاجراء اللازم و....- على مستويات عدة لا محدودة العدد ومن جهات متعددة للوحدات التابعة لهم كل هذا إلكترونيا دون الحاجة لطباعة ورقة واحدة -المفترض طبعا-.

وإن كنتم جهة حكومية يمكنكم الاتصال بإدارة نظم المعلومات أو مكتب الوزير
للإطلاع على نظامنا لعلكم تستفيدون من تجربتنا.
وهذا النظام طبقناه فى جهات أخري ولله الحمد ناجح وله لدينا 6 سنوات ولازلنا نضيف فيه أفكارا جديدة كل يوم.

genesis

26-03-2010, 02:41 AM

ياطويل العمر .. أعتقد بأن الحل أخي العزيز (عابرسبيل) يـــكمن في ضروره إستخدام (الأرشيف الألكتروني) وهذا النظام المتطوّر يُستخدم حالياً في بعض الوزارات والمؤسسات والجهات الأُخرى .

وفقك الله أخي (عابر سبيل) وبارك الله فيك

جزاك الله خيراً يا أخي الكريم ...وهذا بالفعل كانت البداية للمؤسسات والجهات الحكومية التي إتجهت لتقليل إستخدام الورق والتعامل الالكتروني في أنظمتها.

أخي الفاضل/ عابر سبيل

برأيي، البداية تكون بعمل مسح لجميع الاجراءات الداخلية للإدارة ،عدد الموظفين المستخدمين لتلك الاجراءات وإذ ما كان هناك نموذج عام form لكل إجراء.

بالتالي سيسهل عليكم "أتمتة" تلك الاجراءات وذلك من خلال أنظمة متابعة العمل الالكتروني أو ما يعرف بالworkflow. وهو مشروع صغير يمكنك رفعه في خطة العمل الخاصة بإدارتكم و تطبيقه بالتعاون مع إدارة تكنولوجيا المعلومات التابعة لدائرتكم و لا يتطلب الا بضعة أسابيع من وقت ترسية المناقصة.

بإعتقادي، أسعار هذة الانظمة بشكل عام، يمكن تغطيتها من خلال الميزانية المخصصة للإدارة (أي كانت الجهة الحكومية ). نظام متابعة العمل، هو نظام مفتوح بشكل عام ولا يحتكره مطور واحد وفي الاغلب ستأتيكم الكثير من العروض والحلول الالكترونية من قبل الشركات المتقدمة للمناقصة.

لا يقتصر الامر على هذا، بل يمتد أن نظام متابعة العمل يكون مرتبط تزامنياً مع البريد الالكتروني ومنها تصل طلبات العمل، الاخطار ببدأ الاجرأ ومراحل إنجازه للموظفين المعنيين . وكذلك تتيح لمدير الادارة التعرف على المهام الموكلة لكل موظف.وحتى مستقبلاً يمكن ربطه بأنظمة تخطيط الموارد المؤسسي إذا ما تم تطبيقه في دائراتكم

بهذة الطريقة، يصبح العمل اليومي كله عن طريق نظام متابعة العمل والبريد الالكتروني و في غضون شهور قليلة يتم الاستغناء عن الورق كليا. حتى إن إستدعت هذة الاجراءات تواقيع ,يمكنكم إضافة التوثيق الالكتروني لتلك الاجراءات من خلال معرف خاص لكل موظف.

ANONYMOUS

26-03-2010, 03:17 AM

print as pdf

archive it

عابر سبيل

26-03-2010, 09:52 PM

ما شاء الله تبارك الله و لا حول و لا قوة الا بالله...
العبن باااااااردة...على هذا المنتدى و اعضاءه...
كل(ن) بلا استثناء

فالحمد لله و الشكر لله...
نعمة من الله ان يجد المرء له
اصحاب /احباب/اخوة
ناصحين مخلصين- و لا نزكي على الله احد-..

مثل ما نجده..بفضل الله..
في هذا المنتدى!

انا سبق و بديت بالقول..
اني تقريبا كنت يائس
بعد مرور هال3 سنوات..
و انا اكتب امس..
كان الياس غالب..
بس..كعادتي عند اشتداد المشاعر السوداء..
احاول باكبر قدر..اني اخالف النفس
و اتبع العقل..
فالعقل الواحد و الفرد..مهما بلغ..قاصر
و محدود الطاقات و الخبرات و التجارب

لكني..ما ظنيت...
اني بحصل هالتفاعل
و هالافكار الطيبة..
الي اشوفها اعلاه!

لكل واحد كتب اعلاه...
شكرا ما تكفيكم..

ومن سياتي لاحقا..
فحتما سيكون الكلام
شاملك معهم..
بس..
لا تظنون اني بخليكم..

يعني..لي عودة مفصلة مع كل فكرة
بعد قراءة متأنية... لكل فكرة على حده!

لكني..اتمنى..ان تأتي المزيد من الافكار
و الافكار..نستفيد منها جميعا..بحول الله!

****
على فكرة..ترا المسألة في احدى الجهات مأخودة
بشكل جدي..و انا اعرف موظفينفي هالجهة..
هم اعضاء في لجنة يراسها
وزيرهم!!...

حاطين لهم هالأمر..(تقليل استهالك الورق)
مهمة استراتيجية

فالشغلة..رغم انها..عندنا او عند بعض الجهات
يمكن..متعلقة بوعي اطراف/افراد او ادارات..
(منبعها ذاتي/محدود)

بس الشي المفرح..ان بالدولة..
جهات ماخذتها على اعلى المستويات!

2)
مشكلتنا الكبيرة والأصيلة في ادارتنا...
هي في كثرة طباعة المسودات

يعني..عندنا التقرير الواحد
يمكن ايكون بحدود ال 50 الى 100 صفحة
او اكثر!!
و يتم نسخة لاكثر من جهة...
و اللي اعرفه..من متابعتي للجهات اللي
مرتبطة معنا...
ان كل جهة تقوم بنسخ(المسودات)
لاكثر من موظف..(و عندنا كذلك)..

فالتقرير الواحد....على افتراض انه بو 50 صفحه
لو انطبع حق 7 اشخاص..
و تم التعليق/Comments
والتعديل و الطباعة لمسودة التقرير
ع الاقل 3 مرات...مثل ما تقول(تحداني الزمن)
بسبة اعادة تنسيق..تغيير استنتاجات..
فواصل اواعادة استخدام الارقى من المصطلحات
(على حسب مزاج كل مدير و مسؤول هنيه و اهناك)
او او او..

فالحسبة..للتقرير الواحد عشان يطلع التقرير النهاشي
حروة الـ
50*7*3=1050 صفحة+ التقرير النهائي(50 ورقة)= 1100 ورقة
عشان يطلع اتقرير واحد اصلا هو بو(50صفحه)

فتخيلوا..ان التقارير و الملفات اللي ننتجها..
و بلا مبالغة...تكون بالعشرات ..اسبوعيا

هذا غير عن (النثريات) من خطابات اعتيادية/ادارية
محاضر اجتماعات..تقارير دورية
(اسبوعية شهرية/ربع سنوية/نصف سنوية/سنوية)
و غير الـUrgent
الي تأتي كالنوازل!!
من Sr.Manager او اعلى ..
من هنا او هناك

فالحسبة..كبيييرة جدا ... والله المستعان

فقط هذا للتوضيح...و لي عودة
لكل مقترح منكم..بعون الله..
و انا اكرر..

انتظر المزيد..

كرما .. من كل من شارك اعلاه..
او من عنده المزيد
على الرائع مما سبق

و الفائدة..بتكون بعون الله..
لكل من يقرا..و ليس لي وحدي

print as pdf

archive it

يا صديقي..مجهول الهوية!

ما شاء الله عليك..

ممكن..اشوية توضيح اكبر لمقترحك..
ما له داعي البخل و التوفير..
قلنا نبي انوفر اوراق..
عاد لا تبخل بالكلام!!

شوف..من سبقك..فيه تفصيل
لمقترحاتهم....نبي..اشوي كلام مثلهم!

فا...اشوية شرح ..
لـ..ميزة/تعقيدات/سهولة/صعوبة
مقترحك..
كرما لا امرا!

ANONYMOUS

26-03-2010, 10:23 PM

هلا بوعابر

معليش انا كتبت الرد على عجاله..

ولو اني شفت ردود الاعضاء وافكارهم حلوه

اللي قصدته..

" زين انك حطيت مثال" بالتقرير بو 50 صفحه..

طبعا راح يكتب بملف وورد..

طرشه ايميل ل 200 شخص.. واطلب اي تعديل يكون بلون مخالف.. مثلا احمر..

ويوم يردون الملف بعد الكومنتس والتعديلات..

المفروض في واحد يجمع كل هالدوكس ويعدل في نسخته اللي عنده

مسوده مسودتين ثلاث... واتيفر

وفي الاخير التقرير النهائي.. يحفظ على شكل بي دي اف

طبعا اذا في صفحه تحتاج التوقيع.. مثلا الاخيره.. تطبع بورق.. ويوقع عليها.. وتدمج مع الاوراق الباقيه على شكل بي دي اف بعد

ويتوزع ويحفظ الكترونيا..

مب لازم بنش من ورق

ويكون عندكم ارشيف اليكتروني محمي

تحفظ جميع التقارير او الايميلات او او او او الخ..

بهالطريقه.. ماطبعت ولا ورقه..

بس فيها مجهود عضلي في الطباعه والتعديل..

:)

ANONYMOUS

26-03-2010, 10:27 PM

تذكرت شغله اخرى نطبقها

قبل اذا في اجتماع.. الـ mom كانت تطبع وتتوزع ع الحضور على اساس الكل يكون متابع جميع النقاتط..

حاليا.. نستخدم البروجكتر في غرفة الاجتماع والكل يتابع المينتس اوف ميتينغ عالبروجكتر..

(الفيصل)

27-03-2010, 01:40 AM

الاقتناع
والعمل على اقناع الموظفين بالفكرة سيؤدي بالضرورة الى النتيجة التي تبتغيها ياعابر سبيل ، وطول مالموظفين غير مقتنعين بفكرتك فلن تتحقق لك أو للهيئة التي تتبعها

أقنعهم - أوجد البديل الفعال - تصل مبتغاك أن شاء الله

genesis

27-03-2010, 08:31 AM

مشكلتنا الكبيرة والأصيلة في ادارتنا...
هي في كثرة طباعة المسودات

هذا غير عن (النثريات) من خطابات اعتيادية/ادارية
محاضر اجتماعات..تقارير دورية
(اسبوعية شهرية/ربع سنوية/نصف سنوية/سنوية)
و غير الـUrgent
الي تأتي كالنوازل!!
من Sr.Manager او اعلى ..
من هنا او هناك

فالحسبة..كبيييرة جدا ... والله المستعان

مرحباً مجدداً أخي الفاضل...

بالنسبة للمسودات، كم ذكر الاخ ANONYMOUS في مشاركته يمكنك متابعة التغيرات من خلال إرسال التقرير بالبريد الالكتروني للموظفين المعنيين . الاجدى إسناد هذه المهمة إلى السكرتارية أو الdocument controller

هناك خاصية الكترونية في المايكروسوفت وورد لتمييز مشاركة كل من شارك في مراجعة المسودة( إسم الموظف، الساعة واليوم)

كما هو موضح، في الصورة أدناه

http://geigercomputers.com/wp-content/track-changes1.png
بعد الحصول على تعديلات جميع المشاركين ، يقوم الدكيومنت كنترولر بإعداد الشكل النهائي للمسودة وإرسال تنويه بالبريد الالكتروني لتأكيد الموظفين على المسودة النهائية.

*إن كان للجهة التي تعمل بها صفحة إنترنتية ، فالاغلب وجود صفحة إنترنت داخلي intranet لموظفي الدائرة بإشراف إدارة تكنولوجيا المعلومات التابعة لكم. يمكنك طلب إنشاء ملف خاص لإدارتكم لرفع التقارير الدورية فيها ( ويكون حقوق إجراء التعديلات فيها مقتصر على موظفيكم فقط)

*إن كانت هذة التقارير بمشاركة جهات آخرى خارجية أو داخلية ، يمكن لإدارة تكنولوجيا المعلومات التابعة لكم وضع "file server"خادم للملفات المشتركة وبذلك يسهل التحكم بالملفات.

الجهات المستخدمة لنظام تخطيط الموارد المؤسسية مثل كافة شركات البترول والغاز، الشركات الصناعية، كهرماء ومؤسسة قطر . دأبت على الحد من إستخدام الورق في معاملاتها ليس الداخلية فحسب بل كذلك في معاملاتها مع الجهات الخارجية . وهناك توجه لإلغاء الورق كلياً حتي في معاملات الموظفين مع إدارات الموارد البشرية في الجهات المذكورة. إن لم تبدأ بعض تلك الجهات بتطبيق هذا بالفعل .

عابر سبيل

27-03-2010, 07:19 PM

عندي فكرة يمكن ما ترقى للطموح اللي تبغون توصولون له .. بس مع بعض الحسبة يمكن تضبط

الاوراق لها حجم معين .. المستخدم من مساحات هذه الاوراق أقل من 75% او حتى اقل من النص .. عدل؟

اذا كان هكذا .. فنص الورق يكفي .. او اكثر شوي

قصوا كل الاوراق نصين .. او اخذوا ورق بنص حجم الورق اللي تستخدمونه

هلا بك يا ارابيان الغالي...
عرض الفكرة..هو الاهم عندي انا!
عاد تشتغل او ماتشتغل
فهذي مهمة ثانية!

عموما...لو تشوف انا في رد توضيحي البارحة..
بينت نوعية الاستهلاك اللي عندنا بالعمل...

و فكرتك..لو انها يمكن..صعبة في بيئات العمل..
ابسطها..السؤال الاعتيادي (مين يقص الورق؟؟)

لكن..اشوف انها فكرة..جدا ممتازة للمكاتب الصغيرة
او للشركات الخاصة..او لنا..كافراد في استخداماتنا
للورق في شؤوننا!

و اعتقد..ان اصغر اعيالي بيستانس لو
كلفناه بهالمهمة حق استخداماتهم المدرسية
للورق هو واخوانه..

يا مكثر ما يقصقص الاوراق في البيت..
عشان ايسووي لنا...مفاجأة..
قرندايزر او الضفدع كامل!!
او شخصيات كرتونية حقت
(سبيس تون هالايام)

فممكن -حقيقة- نستفيد منه..و من فكرتك!
*
*
،،
القصد الثاني من طرح هالموضوع..
هو خلق توعية..
ربمى البعض غافل عنها
باهمية..الاهتمام و مراقبة استخدامنا للورق!

فاشدراك...لو فكرتك ما كانت موفية
حقي..ممكن انه تفيد حد ثاني;)

عابر سبيل

27-03-2010, 07:28 PM

انا في شغلي الاولي اعتمد على الورق بشكل كبير بس الحين كل المعاملات بالايميل الرسمي حق

الشغل حتى مع الجهات الي انتعامل معاها المراسلات بالايميل التعاميم الاجتماعات التقارير كلها

بالايميل واحس نفسي لحين مش متعوده لازم اروح انسخ الاوراق

اصبتي مربط الفرس
بكلامج يا/ شيز كيك!

المسألة..بعد تجاربنا في الاارة..
هي مرتبطة ارتباط وثيق
بعاداتنا الشخصية...عادات كل موظف
و راحته او اسلوبه عند قيامه باعداد/مراجعة
ملفاته او تقاريره!

البريد الالكتروني.. موجود عندنا..
بس...بعد اكتشفت انه فيه ناس
تقوم...و اتصور مراسلاتها بالبريد
الالكتروني ع الورق
عشان تحتفظ به!!!

شخصيا..كنت ..من زمان
ما اكتب شي ع الكوبيوتر
الا بعد ما اكون كاتبه
بيدي على اوراق..و مشخبطها و و ..
و بعدين..ايجي الوقت للكتابه عالجهاز
و طباعة و اعادة طباعه و وو ..

بس..بحمد الله...عودت نفسي تدريجيا..
ان اي شي ابي اكتبه..على طول احطه
بالجهاز ..كمسودة ..
و اعيد فيه لين ما اقول بس!

و هالشي ساعد في تقليل استهلاكي
(الشخصي) للورق!
*
*
،،
شاكر لج يا شيز كيك
اصابتج الدقيق في مسألة
(التعود) و اللي هي مربط الفرس!

عابر سبيل

27-03-2010, 07:38 PM

عند طباعة الوثائق و الدوكس اطبعوا على الجهتين و راح توفرون نص الورق المستهلك عادة

كلام صحيييح و عملي جدا!
بس للاسف...ما نستخدمه الا في احيان
لما تكون الدوكس!! حق اجتماعاتنا
الخاصة فيما بيننا!

ماني متأكد..بس اعتقد انه في ملفات
ذات طابع (عَقَدي(كونتراكتس)/رسمي)
يمكن..اقول يمكن ..
الطباعة عالجهتين بها اشكال!
ما ني متأكد!

بس اللي اعرفه..ان هالامر..يتطلب طابعات
متوفر ابها هالخاصية..
و هي..تاخذ وقت زيادة ..و لو كانت الطابعات
مشتركية بين عدد كبير من الموظفين..
تسبب..أزمة!

عموما...هي متوافرة عندنا
و انا..بابحث هالامر (مجددا) في الادارة
و باشوف..ليش هالامر ما عاد تسويه
عندنا السكرتارية و الدوكيومنت كونترولر!

بس بقية الموظفين....
اعتقد انها المعضلة الكبرى
لاقناعهم و تنبيههم والتشديد عليهم
للطباعة بهالخاصية!

من هالشكل..انا احلم بحل
سحري!!

تنبيه مفيد جدا اخت/دانتيل!

بـــــــنت النوخـّــــذه

27-03-2010, 08:08 PM

اخوي عابر سبيل 000000

انت ذكرت ان بعض التقارير ترسلونها لجهات داخليه وخارجيه واحيانا تحتاج لتعديل من المدير000 وهي تحتوي على صفات كثيره

ترى ممكن اتخزن التقرير ب سي دي وترفقه للمدير واي تعديل يتم من خلال ال سي دي المرفق000

وبالنسبه للجهات الداخليه في نفس العمل اذا كان فيه تعميم او تقرير او قانون صادر وفيه صفحات كثيره ممكن تنسخونه على سي دي بعد التأكد والاعتماد وترفقونه لباقي الاقسام بدل الورق ويحفظ عندهم في ارشيف المكتب ويرجعون له وقت الحاجه 00000

طبعا الاخوان ماقصرو 000وانا شخصيا" استفدت من بعض الافكار في موضوعك 0والايميل او البريد الالكتروني اسرع واوفر في هذي المهمه 0وبالنسبه للحل السحري الي تبحث عنه لاقناع الموظفين بعدم استهلاك الورق بشكل مبالغ مافي الا اتخلون كل اورقه بريال واهنيه محد بيستهلك الورق ^_^00

ابن قطر

27-03-2010, 11:42 PM

اخونااااااا عابر سبيل مواضيعك مميزة كالعاده

اخونا العزيز قابلة برفسور عظاااام مشهور في دولة اجنبية

وطلبت منه تقرير فقاااال لي باي لغة تريد التقرير قلت له الافضل اللغة الانجليزية

تفاجئت من تصرفة احضر جهااااز تسجيل وتحدث طويلا عن حالتي المرضية والاصابة

وبعد اتصل على السكرتيرة فقااامت بترحيل التقرير المسجل على سي دي وبشكل مرتب جدا وقالت هذا هو

التقرير مضااف اليها صور mri وسي دي اخر عليه تسجيل كامل من العملية

فخرجت من عنده بعدد 2 سي دي ولم استلم منه ورق وطلب ان اراسله عن طريق الايمئل

في اي جديد..

هذه احد الطرق للانتهاااااء من الورق وكما تعرف التقارير تاكل الورق اكل ..

تحية لك..

طواش

28-03-2010, 12:00 AM

التبذير في استخدام الورق حدث ولا حرج .

عرف عني الكرم إلا في استخدام الورق فأعد من البخلاء.

أقصقص الأوراق لأحاول استخدامها بعدة طرق .

أحاول دائما جمع الورق في البيت لإعادة إستخدامه من قبلنا أو من قبل الخدم .

وقد ألجأ إلى جمع المنتهي من الورق لحرقه .

ومع ذلك أنا من المبذرين في استخدام الورق لكثرة الأوراق من حولنا .

gamal503

28-03-2010, 12:19 AM

افضل طريقة بديلاً عن الورق هي

استخدام البريد الالكتروني وعمل حفظ شهري للسينت وال امبوكس بطريقة دورية كل شهر مثلاً

وبلا طرق بيروقراطيه

المعارضة

28-03-2010, 12:23 AM

استخدموا البريد الالكتروني الداخلي intranet

النهار

28-03-2010, 12:25 AM

تحتاج الي خبير برمجيات لعمل برنامج متكامل لحتياجات الاداره عندكم في كثير من الادارات قلصت استخدام الورق اكثر من 80% ممكن ادلك على شخص يعمل مثل هذه البرمجيات استخدمها سهل جدا لاتحتاج الي خبير في التشغيل بعد تنصيب البرنامج في الداتا الخاصه في الاداره اذا كانت تعمل بنظام النتورك الداخلي

المعارضة

28-03-2010, 12:43 AM

بعدين بدل التصوير استخدمو scan للورق والتبادل الورقي يتم من خلال النتورك الداخلي

Sharshooooor

28-03-2010, 08:05 AM

في انظم كثيرة ممكن تختارها وبالاحرى برنامج الارشفة الاكترونية

شي عجيب في تخزين البيانات والاوراق الاصليه فقط مايحتاج تطبعا كل مرة

بس البرنامج جدا مكلف

اذا فيكم شده كلمني عالخاص

عابر سبيل

28-03-2010, 08:31 AM

طبعا افضل طريقه لتقليل استخدام الورق هو باستخدام المراسلات عن طريق اجهزة الكمبيوتر بين الموظفين بس المشكله ان البرامج الي حق المراسلات معقده شوي فالموظف يملها ويرجع للورق يعني لو جابو برنامج سهل جدا و ما فيه اي تعقيد اتوقع انه بيمشي مع الموظفين خصوصا اذا تم اخذ رأي الموظفين عند تصميم البرنامج عشان اذا طبقوا البرنامج وشتغلوا عليه يكونون مقتنعين فيه .بالاضافه الى ذلك ولمحبين الورق فيه مثل اللواح للكتابه بقلم خاص وتطلع هذه الكتابه على الشاشه.
-طريقه اخرى هيه التعليق على الكتاب الرسمي نفسه في الاسفل مع اني ما افضلها

حلول عملية جدا يا خوي/ انسان!

و في..اشياء منها متوافر عندنا!
بس المشكلة..في الكلام اللي بالأحمر اعلاه!

ما شاء الله عليك..شكلك مجرب (المعاناة) منها!

و مثل ما قلت لك..ان المسألة اللي انا طارحها
هي لعمل تطوعي/ذاتي من قبل البعض معي في الادارة..
نبي..حل او حلول..من الممكن عملها
بدون تكاليف اضافية(باكبر قدر ممكن)...
لا تتطلب تعليلات و طلبات لتبرير الصرف..
و من بعدها..رصد ميزانيات و خذ و هات!

هالامور..المكلفة..لها نصيبها من الاهتمام
في الخطط المتوسطة و بعيدة المدى...
(بس الله اعلم متى بنشوفها)
و احنا..قاعدين نجهز لها اضافة للموجود..
و اعتقد ان بما طُرح ههنا(بالموضوع بشكل عام)
من خيارات..ما يفيدنا حتما..

لكني...في الفترة التي تستلزمها جلب و توفير
الحلول الكبيرة التي منبعها ادارات الـ(it) غالبا..و ما شابه..
اتحرى..تبادل الافكار حول حلول عملية في متناول كل فرد
في بيته و مكتبه و بينه و بين زملاؤه في اي ادارة!
***

اخوي انسان....( و اي حد له معرفة معاك)
ممكن توضح كلامك ان كان عندك المزيد
حول اقتراحك قبل الاخير ( الكتابة على لوح
و تطلع الكتابة ع الشاشة)..
يعني..فعاليته/ كفائته/ و الاهم..تكلفته!!

اما التلعيق على نفس الكتاب...
حقيقة..كثيرا ما يشي هالامر..على نوع
من الكسل..او ربما ازدراء او تهميش
لمحتوى الكتاب..او صاحبه!

فانا..معاك..ما احبه!

***

شاكر لك..اثرائك الجميل و الوفير... و العملي
رغم انه فيه مزيد من الصرف (الأولي)
لو عرضناه...على المدير:(!!!

عابر سبيل

28-03-2010, 10:15 AM

والله تصرف راح يكون جدا صعب مني اني احافظ على الورق ..:shy:

اولا لاني ماحطيت عمري في موقف تحدي والا جان فزت على عمري بالتحدي << واثقه ::tease:

وثانيا لاني استهلك الاوراق بدرجه ماتتخيلها .. يعني لو ابي اكتب شي بخاطري اشخبط .. ابي احسب شي ماشي .. ع طول بطلي الطابعه واسحبي لج كم ورقه :tease:

ركز كم ورقه مو ورقه هاااا .. :shy:

شوف اخوي اتخيلت اني مكانك فالتحدي .. فاللي بسويه ..

راح اشبك الكمبيوترات كلها مع بعض .. واي شخص يكتب كتاب اي كتاب لأي مسؤول بنفس القسم .. مايطبعه ..

اول شي يتأكد منه حرف حرف .. وبعدين يحطه بوصله ..

للسكرتير .. او لأي شخص اتكون مهمته الأولى .. ان هو يتاكد يطبع الكتب عالاوراق بعد ماتوصله عالرابط فالكمبيوتر ..

هو يشيك عالكلام وطريقه الصيغه .. وطبعا بما ان في ربط .. الكتب اتبين عند الرؤساء او المدير بعد ..

يروح هالشخص اذا الكتب صيغتها ثابته .. يشيك عالكتاب ويطبعه ع طووول ..

واذا الكتب الصيغه مهمه اتكون .. يروح ع مكتب المدير او الرئيس .. ويطلع له الكتاب عالجهاز عشان يقراه واي تعديل يتم جدامه .. جدام المدير ..

وبعدها بريتنت .. :)

هذا لـ التقليل من التبذير في الورق .. :shy:

واذا اللي عندك يحبون يشخبوطون نفسي .. اسحب كل الـ اقلامه من المكاتب :shy:

واذا لازم لازم قلم .. خلهم يكتبون بالرصاص وعطهم محايه عشان يستهلكون ورقه وحده طول السنه بس :shy:

شرايك اكيد اعجبك فالافكار البايخه :tease:

لا هي بافكار بايخة و لا شي!

خليج..مثل ما قلتي بالاول..واثقة من عمرج..
و بدل ما تكونين (ودي اكون)
في مسالة الاوراق ..كوني..عدم مبذره!

عموما...
في جو و بيئات العمل..
من الصعب..الزام المدير او حتى المرؤوسين
بانهم ما يقرأون او يعلقون الا من ع الشاشة!

يعني..ربما للتعود او حتى ضعف النظر..
دور في هالامر!

لا تنسين..ان اغلب المدراء ..
في كثير من الدواير..
هم..شوي من موديلات (قديمة)..
يعني..كبروا و تاسسوا على النمط القديم من العمل..
يمكن حتى منهم من بدا يعمل من قبل عصر
انتشار الكمبيوتر في قطر!

كتعليمات و افكار شخصية..
كلامج طيب..و اتمنى انه ايفيد الناس
اللي للحين..تكثر من سحب (مجوعة من الاوراق)
لكتابة اي شي..او الشخبطه!

يكفي..على قولة اخونا (ارابيان)..نص اورقه!
ولو الواحد بيوفر..
اتكون ورقة مستخدمة من الوجه الامامي..
و الشخبطة على الوجه الثاني لنصف الورقة!!

موب حل فعال ..و عملي!

عابر سبيل

28-03-2010, 12:40 PM

اخوي بقولك عن طريقه شفتها في شمال الاطلنطي

الاداره حطت عند كل طابعه و اله التصوير اعلان مكتوب فيه انقذ الاشجار و البيئة بتقليل استخدام الورق

و كانو يرسلون ايميلات فيها هالاعلانات و يعلقون الاعلانات .. و خفت مشكلة استهلاك الورقه

فكرة جدا سهلة و طيبة يا/burberry

اعتقد..انها في حالة الحملة التطوعية -كمرحة اولى-
اللي نسويها في الادارة..بتكون مفيدة!

عاد..عساها تكون فعالة
مثل ما كانت في شمال الاطلنطي!

ممكن انكلف عليك اشوي يا خوي..
و اتحط لنا الصيغة اللي استخدمتوها..
و كانت مجدية!
عشان..
نبدأ من حيث انتهى الاخرون!

عابر سبيل

28-03-2010, 12:54 PM

حاول قد ما تقدر أنك ماترمي الورق الذي سبق أستخدامة من جهه وحده

وأستغل الجهه الثانيه للكتابه كمسوده

وأستغل الأوراق الي سبق أستخدامها على جهه وحده بطباعه الكتب لأول مره

ومن ثم تدقيقها ومن ثم طباعتها على أوراق رسميه جديده ونظيفه

يعني بأختصار

الأوراق الي سبق أستخدامها من جهه وحده أستغل الجهه الثانيه منها لأغراض أخرى ولا ترميها

وهذا عن تجربه ولحد الآن أستعمل هالطريقه في كل شي حتى بالبيت

أستغل الأوراق ذات الجهه الواحده للمذاكره والكتابه ورسم الأطفال وشخابيطهم عليها

معاك 100% يالبعد الخمس!
و انا شخصيا بالمكتب..احرص على هالشي..
المسودات اللي انتهيت منها..
اقلبها على طاولتي و استخدمها
حق اي شي ثانوي!

بس اوراقنا..اكبر من ان واحد او عدد
بسيط من الوظفين..
يقدر يحطها في المكتب حق هالاستخدامات!

***

اما عن استخدامها في اعادة تعبئة الات التصوير..
فهذي..ممكن اتسبب اشكال..في حال اشتراك عدد كبير
من الموظفين في الادارة!

يعني..حد يبي يطبع مسودة..موب مشكلة
عنده مع اي اورقة..

بس.اللي بعده..يبي يطبع نسخة نهائية
من تقريره..و بالذات لو مستعجل..
اهنيه اتصير اللخبطه!

و بعدين..عند تقديم المسودات للمسؤولين..
ماهي بعدلة و لا موب مقبوله -عُرفا- انها تكون
من صوب شي قديم و من الجهة
الثانية..المادة المطلوب مراجعتها و التعليق عليها!

خاصة..في بعض الحالات اللي تكون للمستندات
تبعات قانونية/ مالية...فالمسودات احيانا نفسها مهمة!

عموما...احنا..نحاول اقناع الجهات المعنية
لتزويدنا بآلات طابعة اضافية تخصص لتعبأتها
بالاوراق المستعملة..لكي يستخدمها الموظفون
حق المسودات الاولية..للمراجعة الداخلية!

لكن..عندهم..الكلفة (المباشرة) للالات الطابعة..
اكبر..بالحسبة..من التكلفة (المباشرة) للاوراق!
و هذي..هي من المعضلات اللي نحاول نغير فيها
القناعات!

***
نبهتني..اني اخذ معي بعض هالاوراق
حق لعيال بالبيت..
دامها محذوفة محذوفة بالعمل..
فاستغلها شخطيا حق استخدامات
لعيال العشوائية!

و باشوف..احطها في خطة..
لاقناع بعض الزملاء لعمل نفس الشي !

شاكر لك ..جدا هالاثراء الطيب يالبعد الخامس!

عابر سبيل

28-03-2010, 02:42 PM

ياطويل العمر .. أعتقد بأن الحل أخي العزيز (عابرسبيل) يـــكمن في ضروره إستخدام (الأرشيف الألكتروني) وهذا النظام المتطوّر يُستخدم حالياً في بعض الوزارات والمؤسسات والجهات الأُخرى .

أما بالنسبه للفوائد المستفاده من هذا النظام المطّبق لهي كثيره ومتعدده , ومن أبرزها (الإطلاع على البريد والمكاتبات الرسميه وإرساله إلى المستويات العليا أو الصغرى حسب التسلسل الإداري والصلاحيه المخوّله له بذلك) .

لـــذلك ... في حاله إستخدامنا لهذه الطريقه في المكاتبات أي (النظام أعلاه) فحتماً سوف يقّل إعتمادنا كثيراً على إستخدام الورق .

وفقك الله أخي (عابر سبيل) وبارك الله فيك

و اسال الله لك بمثل ما سالت
يا اخوي الكريم ( مناف)..

هذا النظام...اللي تتكلم عنه هو اللي عادة يكون
مشغل من قبل قسم/ادارة الارشيف او شي من هالقبيل؟

انا..سمعت عنه...و عندنا في شي مستخدم..
بس العقدة الكبيرة..هي في التعامل مع جهات خارجية
عديدة...سواء ادارات اخرى او جهات خارجية
او خاصة..و لا تملك هي مثل هذا النظام!

فالتقارير..اللي اتكلم عنها في توضيحي باحد الردود اعلاه..
شي منها يصدر من عندنا...و اشياء كثيرة تاتينا من الخارج..
و من اطراف كثيرة!

نطلب منهم ..في حالات تسمح ابها نوعية الملفات/المستندات..
اضافة للورق..نسخ الكترونية ع الديسك!

لكن..مع ذلك...مافيه فايدة..
ربما النظام اللي عندنا..و من كثر الشكاوي به نواقص.
فينجبر الموظفين..على الاستمرار في طباعة
الاوراق لمراجعتها و التعليق عليها!

يعني..في نقل او ارسال (Transmittal)
ما بين جهة و جهة..يقوم قسم الارشيف
بالارسال بوسائط الكترونية!

المعضلة..للتوضيح..هو في قيام من يؤدي
العمل النهائي..بطباعة اوراق كثيرة!

فهذا اللي انا ابي
اشوف له..حل..عملي!

بس..لو عندكم تجربة ربمى مع برامج
متطورة اكثر او ذات فاعلية اكبر..
او يمكن هي مصممة خصيصا لكم..
لو تشرح لنا اكثر يا (مناف)...
ان كان به مجال..
يكون هذا كرما منك!

و الكلام...موجه لك و للاخ/ genesis

جزاك الله خيراً يا أخي الكريم ...وهذا بالفعل كانت البداية للمؤسسات والجهات الحكومية التي إتجهت لتقليل إستخدام الورق والتعامل الالكتروني في أنظمتها.

أخي الفاضل/ عابر سبيل

برأيي، البداية تكون بعمل مسح لجميع الاجراءات الداخلية للإدارة ،عدد الموظفين المستخدمين لتلك الاجراءات وإذ ما كان هناك نموذج عام form لكل إجراء.

بالتالي سيسهل عليكم "أتمتة" تلك الاجراءات وذلك من خلال أنظمة متابعة العمل الالكتروني أو ما يعرف بالworkflow. وهو مشروع صغير يمكنك رفعه في خطة العمل الخاصة بإدارتكم و تطبيقه بالتعاون مع إدارة تكنولوجيا المعلومات التابعة لدائرتكم و لا يتطلب الا بضعة أسابيع من وقت ترسية المناقصة.

بإعتقادي، أسعار هذة الانظمة بشكل عام، يمكن تغطيتها من خلال الميزانية المخصصة للإدارة (أي كانت الجهة الحكومية ). نظام متابعة العمل، هو نظام مفتوح بشكل عام ولا يحتكره مطور واحد وفي الاغلب ستأتيكم الكثير من العروض والحلول الالكترونية من قبل الشركات المتقدمة للمناقصة.

لا يقتصر الامر على هذا، بل يمتد أن نظام متابعة العمل يكون مرتبط تزامنياً مع البريد الالكتروني ومنها تصل طلبات العمل، الاخطار ببدأ الاجرأ ومراحل إنجازه للموظفين المعنيين . وكذلك تتيح لمدير الادارة التعرف على المهام الموكلة لكل موظف.وحتى مستقبلاً يمكن ربطه بأنظمة تخطيط الموارد المؤسسي إذا ما تم تطبيقه في دائراتكم

بهذة الطريقة، يصبح العمل اليومي كله عن طريق نظام متابعة العمل والبريد الالكتروني و في غضون شهور قليلة يتم الاستغناء عن الورق كليا. حتى إن إستدعت هذة الاجراءات تواقيع ,يمكنكم إضافة التوثيق الالكتروني لتلك الاجراءات من خلال معرف خاص لكل موظف.

كلام جدا جدا طيب يالغالي/genesis

و مثل ما قلت في ردي اعلاه لاخونا مناف..

احنا عندنا..شي من هالقبيل..
بس..ما هو كما تضعه لنا انت في استرسالك
الطيب في التعقيب على اخونا (مناف)!

و السؤال اكرره من ثاني لك مع مناف..

هل الانظمة اللي انتو تعرفونها ..و تتكلمون عنها
يمكن..بشكل او باخر..ربطها مع جهات خارجية
و تحديدا..جهات خاصة!!
و لا هي..محدودة داخليا لكل جهة(ادارة)!

بارك الله فيكما...
حقيقة..تنبيه..جيد..
كما قلت..عندنا من قبيل هالشي..
بس..للاسف..ما هو مجدي بفعالية تقلل من
استهلاك الورق!

المخباط

28-03-2010, 09:37 PM

توجه طيب من قبل أدارتكم في المحافظة على البيئه من خلال توفير الورق
قعدت افكر وافكر في طريقه تقلل من أستهلاك الورق
مثل ماقالوا الأعضاء
ألارشيف الالكتروني اذا كانت تخدم نفس المساحه او المؤسسه ذاتها
او بالمراسلات عبر الأيميل
اما اذا كانت أدارتكم تعج بالديناصورات فما لكم الا السبورة المحموله
او استخدام الورق اللي مسويين له( ريسايكل )اعادة تدوير
اشرايك في الفناتك :)

N7eEeS

28-03-2010, 11:03 PM

:)
بال انتوا لين الحين تستخدمون ورق :)
اضحك معاك العمليه في البداية بتكون معقدة وصعبه شوي خاصة على الحرس القديم لانهم متعودين على التوقيع ولامانع بالخط العريض :)
شوف اول شي تجيب شركة تشوف سير المعاملات عندكم من دخولها حتى خروجها، طبعا بعدها يتم توثيق سير المعاملات.
بعدها يتم عمل البرنامج( بعض الجهات تسميه المتتبع وبعضها الورك فلو)
طبعا باعطيك سير عمليه من العمليات يجي كتاب من جهة خارجية طبعا الارشيف عندنا يسوون له سكان ويحولونه على سكرتارية المدير بدورهم يحولونه للقسم المعنى او مدير المجموعة اللي هو ماراح نختلف على المسميات طبعا كل شي موجود في السستم من مسميات الادارات والاقسام وحتى اسماء الاشخاص والعمليه لها طريق معين حتى لو كان الشخص في اجازه او غايب يتم تحديد صلاحيات للبعض بتعديل سير العمليه طبعا انقول انت الموظف بتدخل على البرنامج بتشوف عندك 5 معاملات وفي نفس الوقت مسؤولك يطلع عنده ان العمليه موقفه عندك فطبعا انت بتعلق على الموضوع او بتكتب مذكره او حسب التوجيه اللي جايك لما تخلص بترفعها حسب سير العمل عندكم للمدير او مساعده ....الخ.
واي خدمه انا حاضر.

genesis

29-03-2010, 07:19 AM

..

و السؤال اكرره من ثاني لك مع مناف..

هل الانظمة اللي انتو تعرفونها ..و تتكلمون عنها
يمكن..بشكل او باخر..ربطها مع جهات خارجية
و تحديدا..جهات خاصة!!
و لا هي..محدودة داخليا لكل جهة(ادارة)!

!

مرحباً أخي الفاضل,
لقد أجبت على ذلك في مشاركتي الثانية:)

إذا كان للجهة التي تعمل بها, صفحة إنترنتية. يمكنكم الاتفاق مع إدارة تكنولوجيا المعلومات التابعة لكم لتخصيص صفحة ويب للتطبيق او المعاملة المراد إجراءها الكترونياً. سواء إن كان تحميل من الجهات الاخرى او تعبئة الفورمات أون لاين

على سبيل المثال, هيئة الاشغال العامة (أشغال) تتيح لكافة الجهات المرتبطة بإعمال الطرق( سواء من جهات حكومية أو الشركات المرخصة) التقديم على ro أي رخصة فتح الطريق. المستخدم المرخص له يستطيع تحديد الموقع على خريطة محدثة بإستمرار بتقنية gis, تحديد الاعمال( سواء مرافق , صرف صحي, كهرباء, ماء أو كيوتل) والتقديم أونلاين على رخصة فتح الطريق .

وهذا واحدة من الكثير من التطبيقات التي تستخدم في التنسيق بين الجهات المختلفة في الدولة حاليا أو الجاري حالياً أتمتتها. بإعتقادي كل ما يتطلبه الامر هو إرساء ثقافة "الا ورق" ورفع الاقتراحات للمسؤولين بإتمتة الانظمة التقليدية.

عابر سبيل

29-03-2010, 08:46 AM

استخدم نظام المراسلات الاوراكل

هل هو..نفس الانظمة/الارشفة الاكترونية
اللي تكلم عنها الاخوان و لا شيء مختلف؟

Arab!an

29-03-2010, 08:49 AM

هل هو..نفس الانظمة/الارشفة الاكترونية
اللي تكلم عنها الاخوان و لا شيء مختلف؟

الاوراكل .. نظام مراسلات داخليه

يعني تبي اتقدم على اجازة او سلفة او شي.. اتقدم طلب في البرنامج ويرسل ويتم التوقيع عليه من الجهات المختصة ويعلق عليه وكل شئ .. طبعا بدون استخدام الورق

عابر سبيل

29-03-2010, 08:58 AM

.. يعطيك العافيه اخي الفاضل " عابر سبيل " ..
وكتبه الله في ميزان حسناتك ان شاء الله

نحن ايضا نحارب هذه المشكله وتم وضع الخطط .. وتم اجراء البعض ..
من الاجراءات والبعض الآخر يحتاج الى ملايين لكي يتم استبدال الورق بأمور أخرى ..

.
.
الأوراق في المؤسسات والوزارات
.. والبنوك تستخدم بشكل مختلف ..
هناك أوراق يجب ان تعطى للعميل
.. وبدونها لا تكتمل الخدمه او الهدف المنشود ..

اجراءات المرور
الصحه
المدارس
الرخص
البنوك

فهنا الورق ضروري لا يمكن التقليل منه
.. ولا يمكن استبداله بشئ آخر .. وعاده ما تكون الضيغ متشابهه ..
ولا تختلف فقط تغير في الاسماء والتواريخ .. فعمليه التبذير لن تكون كثيره ..
ويتوقف هذا فقط على زحمه المراجعين .. او قله عددهم ..

ولكن للأسف التبذير يقف على المراسلات والكتب الداخليه
والإجتماعات .. تقوم السكرتيره بإعاده الكتاب الواحد عشر مرات ..
يا بنت الناس ليه كذا .. المدير يقول الفاصله ليه مقلوبه .. النقطه مو موجوده ..
الهمزه مفقوده ..
الفراغات كبيره ..
ال وال وال ..

اقترحت على الاداره اقتراح .. وتم العمل به ..
وبالفعل قللنا من الورق بنسبه كبيرررررررررره الا وهو..

توفير جهاز لاب توب للسكرتاريه ..
او الشخص المعني في كتابه تلك الكتب في اي اداره ..
وتقوم بعمليه كتابه تلك الكتب مباشرع مع المدير ..
او تعطيه للموظف المعني لكي يدقق فيه .. ومن ثم تقوم بطباعته ..

يومها لم يكن هناك شبكه خاصه في العمل او ما يسمى بالانترانت الداخلي ..
اما اليوم بالاوت لوك .. استطعنا تغير الكتاب الف مره دون الحاجه الى اوراق ..
ويتم الطباعه النهائيه دون رمي الورق في " القمامه " اجلكم الله ..

.
.
الاقتراح الآخر هو الذي قاله اخونا " مناف " الارشيف الاكتروني ..
لدي معارف يعملون سابقا في .. " هيئه قطر للاعمال الخيريه "
كان لديهم ارشيف الكتروني راااااااااااااائع

هذا الارشيف مكلف للغايه .. ولكن آليه العمل فيه جدا مميزه ..
كل الكتب الرسميه تتجمع في هذا الارشيف ..
البعض من الكتب ممكن ان يراها الجميع
والبعض الآخر تكون سريه وخاصه ..

.
.
ان كان الموظف يرغب في طباعه .. اي كتاب ..
عليه بمتابعه قسم الارشيف الاكتروني .. ويقوم بارسال طلب اليهم ..
ومن ثم تقوم عمليه الطباعه .. ولا يمكن تكرار الطباعه الا مره واحده ..
.
.
الورق لا يمكن الاستغناء عنه ..
ولكن كما قلت التقليل منه يحتاج الى بدائل جدا مكلفه ..
كأنظمه .. وبرامج معده ..
وتدريب السكرتاريه .. واصحاب الكتب والمراسلات ..
على مهارات الكتابه والمخاطبه والاملاء .. والصيغ الرسميه ..

ايضا هناك مشكله اخرى .. تتعلق بضمائر الموظفين ..
والله احيانا ادخل غرفه التصوير .. ارى ملازم ابنائهم ..
وبطاقات شخصيه لعمالهم ..
وورق الكفاله للخادمه :)
ووصفه اعداد كعكه التفاح ..
وصور لزيت السيارات ..

هذا مال عام .. لا يحق للموظف العبث به ..
وهو محاسب امام الله ..

جملك الله برضى الرحمن

ما شاء الله...
كنت اظن ان المشاكل في تبذير الاوراق
و اساليبها..مقتصرة على الناس اللي معنا
او تحديدا ادارتنا ( و ما جاورها)

بس..اشوف هالظاهيرة...و كأنها ظاهرة (انسانية)
ع الاقل في مجتمعنا المحلي في قطر!

يعني..الوصف الدقيق..منج يا (تحداني الزمن)
لمصادر او سوء تصرف..او اهمال الكثيرين
هومشابه تماما للي نعاني منه!

عموما...و مع وجود (الانترانت)
و الايميل...ما زلنا نعاني..
من سلوكيات و عادات الافراد (مجتمعين!!)

و انا..في احد الاجتماعات الدورية الاسبوعية
عندنا..قمت و اقترحت ع الفريق ان احنا
بدل طباعة المحضر السابق و بقية الملفات/النقارير
التي نناقشها بالاجتماع...نجيب لاب توب و بروجكتر
(و هو متوفر بالادارة اصلا)
و نعرض و نتدار الاجتماع من خلاله...
و نوفر...كل هالاوراق..اللي اسبوعيا
يعاد طباعتها نفسها...ولنفس الاجتماع
(طبعا..مافيه اي اجتماع يخلص الاجندة من اول مرة!!!)

جربنا الطريقة ..مره..مرتين..3 اسابيع..
شهر...
بعدين..(الديناصورات) على قولة بعض
الاعضاء هنا..
انتفضت..و قالت..تمللنا
ما نرف انتابع من البروجكتر او ع (الطوفه!!)

و انتصرت العادات القديمة من جديد!

***

اعجبتني الخاصية اللي تكلمتي عنها
بعدم تمكين المستخدم الا من الطباعة مرة وحدة!

باحطها في الحسبان مع الاقتراحات الممتازه ههنا..
و انا..في محاولتي الجديدة..للتغيير!!

شكرا على هالمرور و الاهتمام الجاد..
في محاربة (التبذير)!

عابر سبيل

29-03-2010, 01:44 PM

السلام عليكم

أخي أنا أعمل بوزارة الأوقاف والشؤون الإسلامية وقمت بعمل نظام للمراسلات والأرشفة الإليكترونية يمكن الموظفين من إنشاء الكتب من خلال النظام ثم تحويل الكتاب إليكترونيا لرئيسه فالمدير وهكذا ، ثم يتم توقيع الكتب - توقيع إليكتروني - كل ذلك دون الحاجة لطباعة ورقة واحدة الا ربما بعض السكرتارية يحبون الاحتفاظ بنسخ ورقية في نهاية .
وكذلك الكتب الواردة تدخل على النظام ويتم التحويل بالإشارة -للمتابعة - لاجراء اللازم و....- على مستويات عدة لا محدودة العدد ومن جهات متعددة للوحدات التابعة لهم كل هذا إلكترونيا دون الحاجة لطباعة ورقة واحدة -المفترض طبعا-.

وإن كنتم جهة حكومية يمكنكم الاتصال بإدارة نظم المعلومات أو مكتب الوزير
للإطلاع على نظامنا لعلكم تستفيدون من تجربتنا.
وهذا النظام طبقناه فى جهات أخري ولله الحمد ناجح وله لدينا 6 سنوات ولازلنا نضيف فيه أفكارا جديدة كل يوم.

[/color]"]شكرا لك يا خوي الكريم/عماد..
و بالفعل..اجدها فرصة...للاشادة بالنظام اللي في وزارة
الاوقاف...و انا..كنت اطلعت خلال احدى زياراتي-قبل سنتين-
لبعض المسؤولين عندكم..على شيء من مميزات هالنظام..
و كان به انطباع جيد عند المتعاملين به من المسؤولين
الذين التقيت بهم في حينها.

ولكن..لما خبروني انه نظام خاص في الوزارة
و قام بتطويرة المبرمجون التابعون لادارة النظم..
توقفت عن التفكير او الطلب...لاقتباسه او تبادله مع جهات اخرى..
(ادارتنا تحديدا)!

عموما...النظام..مثل ما عرفت انه مختص او محدد
بالمراسلات الادارية و ربما المالية المتعلقة بصرف
او ما شابه..

لكن..استخداماتنا او حاجتنا نحن..ربمى..فيها شيء
اعقد/اضخم ..نظرا لحجم كل ملف نحتاج ان يتداولة
مجموعة من الموظفين!

عموما...ما دام ان بالامر سعة من جهتكم..لاعطائه او
اطلاعه للجهات الاخرى المهتمة به...فهذا شيء و بادرة
جدا ايجابية..ساضعها في الحسبان!

بارك الله فيك يا خوي عماد على هالبادرة
و الدعوة الكريمة

رذاذ

29-03-2010, 02:50 PM

اخوي عابر سبيل .. طبعا التطبيق لسايسه انقاص استغلال الورق موجوده ومنفذة باكثر الجهات والوزارات والهيئات ..

لازم تجد البدائل وذلك عن طريق :
1- المعاملات الالكترونية (( info bath - workflow - Eform )
2- تطبيق قاعدة بيانات واسعه وشامله ( SQL - Oracle)
3- ايجاد البدائل للدفاتر والملفات عن طريق عمل ارشيف الكتروني موحد يمر بين الادارات والاقسام والوحدات

وخذ فكره وطبق بكره

تقبل فائق احترامي والتقدير لشخصك لنك فعلا كادر يبحث عن التطوير وتغير العقول الورقيه .

ومن دق الباب لقا الجواب ويا هلابك

عابر سبيل

30-03-2010, 08:30 AM

هلا بوعابر

معليش انا كتبت الرد على عجاله..

ولو اني شفت ردود الاعضاء وافكارهم حلوه

اللي قصدته..

" زين انك حطيت مثال" بالتقرير بو 50 صفحه..

طبعا راح يكتب بملف وورد..

طرشه ايميل ل 200 شخص.. واطلب اي تعديل يكون بلون مخالف.. مثلا احمر..

ويوم يردون الملف بعد الكومنتس والتعديلات..

المفروض في واحد يجمع كل هالدوكس ويعدل في نسخته اللي عنده

مسوده مسودتين ثلاث... واتيفر

وفي الاخير التقرير النهائي.. يحفظ على شكل بي دي اف

طبعا اذا في صفحه تحتاج التوقيع.. مثلا الاخيره.. تطبع بورق.. ويوقع عليها.. وتدمج مع الاوراق الباقيه على شكل بي دي اف بعد

ويتوزع ويحفظ الكترونيا..

مب لازم بنش من ورق

ويكون عندكم ارشيف اليكتروني محمي

تحفظ جميع التقارير او الايميلات او او او او الخ..

بهالطريقه.. ماطبعت ولا ورقه..

بس فيها مجهود عضلي :(في الطباعه والتعديل..

:)

مرحباً مجدداً أخي الفاضل...

بالنسبة للمسودات، كم ذكر الاخ ANONYMOUS في مشاركته يمكنك متابعة التغيرات من خلال إرسال التقرير بالبريد الالكتروني للموظفين المعنيين . الاجدى إسناد هذه المهمة إلى السكرتارية أو الdocument controller

هناك خاصية الكترونية في المايكروسوفت وورد لتمييز مشاركة كل من شارك في مراجعة المسودة( إسم الموظف، الساعة واليوم)

كما هو موضح، في الصورة أدناه

http://geigercomputers.com/wp-content/track-changes1.png
بعد الحصول على تعديلات جميع المشاركين ، يقوم الدكيومنت كنترولر بإعداد الشكل النهائي للمسودة وإرسال تنويه بالبريد الالكتروني لتأكيد الموظفين على المسودة النهائية.

*إن كان للجهة التي تعمل بها صفحة إنترنتية ، فالاغلب وجود صفحة إنترنت داخلي intranet لموظفي الدائرة بإشراف إدارة تكنولوجيا المعلومات التابعة لكم. يمكنك طلب إنشاء ملف خاص لإدارتكم لرفع التقارير الدورية فيها ( ويكون حقوق إجراء التعديلات فيها مقتصر على موظفيكم فقط)

*إن كانت هذة التقارير بمشاركة جهات آخرى خارجية أو داخلية ، يمكن لإدارة تكنولوجيا المعلومات التابعة لكم وضع "file server"خادم للملفات المشتركة وبذلك يسهل التحكم بالملفات.

الجهات المستخدمة لنظام تخطيط الموارد المؤسسية مثل كافة شركات البترول والغاز، الشركات الصناعية، كهرماء ومؤسسة قطر . دأبت على الحد من إستخدام الورق في معاملاتها ليس الداخلية فحسب بل كذلك في معاملاتها مع الجهات الخارجية . وهناك توجه لإلغاء الورق كلياً حتي في معاملات الموظفين مع إدارات الموارد البشرية في الجهات المذكورة. إن لم تبدأ بعض تلك الجهات بتطبيق هذا بالفعل .

افكار....عملية..تم العمل بها فورا بيني و بين
احد المسؤولين ...و بشكل مباشر من اول ما قريتها:victory:..
فالحمد لله...و الشكر بعد ذلك لهالتنبيهات
و الافكار الطيبة..لكما كليكما!

ANONYMOUS

عن استخدام البروجكتر في الاجتماع...
نطبقه..بس على حسب الحضور!!
او تحديدا..غرف الاجتماعات..ينفع فيها هالامر..

اما..مكاتب المدراء عندنا...
و اللي دايما هم ما يحبون انهم يتركونها؟؟؟

ما تنفع..لانها مزركشة و واجهات زجاجية من
كل صوب و حدب...
اضافة لوفاء اغلبهم (للورق)!

لكن..بنحاول مجددا..لاخذ
خطوة..فيها نوع من الزام او تشديد
على اهمية هالامر..بطريقة او باخرى..(من فوق اشوي)
تخلي الكل..يلتزم..بالبروجكترات اثناء الاجتماعات!
*
*
،،
تحية..طيبة و خالصة لكم الاثنين..
على هالنصايح اللي افادتني..
و اتمنى انها افادت كل
من اطلع او سيطلع عليها!