ROSE
09-03-2007, 03:12 AM
دور الأطراف المعنية وأهمية التزامها بالمشروع
يدرك مدير المشروع الراغب في تسليم مشروعه بنجاح، أن تحقيق هذا الهدف يكاد يكون مستحيلاً ما لم يضمن التزام الأطراف المعنية بدعم خطة تنفيذ المشروع. وقد يتمثل هذا الدعم في توفير التمويل، والموارد البشرية، والموافقة الرسمية على مخرجات المشروع، وكذلك الدعم السياسي وغير ذلك. كما أنه يعلم تماماً أهمية استمرارية هذا الالتزام حتى يتم تسليم المشروع بالكامل.
ومثل هذا الأمر يتطلب انخراط الأطراف المعنية في دورة حياة المشروع في أبكر مرحلة ممكنة، وإتاحة الفرصة لهم كي يلعبوا دوراً فاعلاً في تطوير خطة المشروع. وللأسف، إن العديد من مديري المشاريع يتجنبون فعل ذلك خشية أن يؤدي هذا الأمر إلى تأخير المشروع وزيادة تكاليفه.
فالمعنيون في تسليم مشاريع عقارية، على سبيل المثال، يحاولون كبح تدخل المسؤولين عن إدارة وتشغيل المنشأة لدى اكتمالها، في المراحل الأولى من تطوير تصميم المشروع، مبررين ذلك أن متطلبات فريق إدارة المنشأة ستؤدي إلى تأخير تصميم المشروع وزيادة التكلفة.
ولكن على مدير المشروع أن يعرف أيضاً أن باستطاعة تلك الأطراف رفض مخرجات المشروع حتى بعد إنجازها، بحجة أنها لا تلبي متطلباتهم. أي بمعنى أنه ستتم في نهاية المشروع تسوية التأخير والتكاليف الإضافية التي كان يُخشى منها، ولكن بثمن أكبر مما كان متوقعاً.
وبما أنه من شبه المستحيل ضمان التزام جميع الأطراف المعنية بالمشروع، يتوجب على مدير المشروع أن يعتمد مجموعة من المعايير لتحديد الأطراف التي لا بد من ضمان التزامهم والمحافظة عليه خلال دورة حياة المشروع، وذلك من خلال تصنيفهم حسب الأولوية أو الأهمية. وعادة ما يتم تقييم هذه الأولوية من خلال مجموعة من العوامل هي «القرب»، و«القوة» و«النفوذ» والمصلحة».
ومن خلال عامل القرب، يمكن قياس مدى التصاق الطرف بفريق ونشاطات المشروع. ومثل هذا النوع من الأطراف يركز على معرفة التفاصيل الدقيقة للمشروع وكيف لها أن تؤثر على نشاطاتهم الخاصة. وخير مثال على ذلك، هم أعضاء فريق المشروع وأعضاء فرق العمل الأخرى الذين تتأثر نشاطاتهم المتواصلة بمخرجات المشروع مباشرة.
أما عامل القوة فيحدد قدرة الطرف المعني بمفرده أو من خلال فريقه، على وقف تمويل المشروع أو إجراء تغييرات كبيرة في حجم العمل، أو تأخير صدور القرارات الهامة، الأمر الذي سيكون له تأثير كبير على مسألة نجاح المشروع، وقد يؤدي إلى إلغائه. وعادة ما تشمل هذه الأطراف أعضاء مجلس الإدارة، والإدارة التنفيذية، والجهات الممولة وغيرها.
وهناك عامل النفوذ الذي يحدد مدى قدرة الطرف المعني على التأثير على قرارات أطراف أخرى. ولا يمكننا اليوم تجاهل تأثير وسائل الإعلام والصحافة والبرلمانات والمجتمع على نجاح المشاريع. وباستطاعة تلك الأطراف التأثير على جهات أخرى لديها القدرة على تدمير أو تغيير المشروع المعنية به.
وأخيراً عامل «المصلحة» الذي يعكس مدى علاقة هذا الطرف أو ذاك بالمشروع، والتي من خلالها سيتشجع لدعم المشروع من أجل الحصول على المكاسب المرجوة من إنجازه. ويمكن أن تشمل هذه الأطراف مديري وحدات العمل الذين سيحتاجون إلى خدمات ومنتجات المشروع كي يحققوا الفائدة المتوخاة، وكذلك الأطراف المعنية الأخرى الذين سترتفع قيمة مساهماتهم عندما يتكلل المشروع بالنجاح.
الرئيس التنفيذي ومؤسس شركة «سي إم سي إس»
يدرك مدير المشروع الراغب في تسليم مشروعه بنجاح، أن تحقيق هذا الهدف يكاد يكون مستحيلاً ما لم يضمن التزام الأطراف المعنية بدعم خطة تنفيذ المشروع. وقد يتمثل هذا الدعم في توفير التمويل، والموارد البشرية، والموافقة الرسمية على مخرجات المشروع، وكذلك الدعم السياسي وغير ذلك. كما أنه يعلم تماماً أهمية استمرارية هذا الالتزام حتى يتم تسليم المشروع بالكامل.
ومثل هذا الأمر يتطلب انخراط الأطراف المعنية في دورة حياة المشروع في أبكر مرحلة ممكنة، وإتاحة الفرصة لهم كي يلعبوا دوراً فاعلاً في تطوير خطة المشروع. وللأسف، إن العديد من مديري المشاريع يتجنبون فعل ذلك خشية أن يؤدي هذا الأمر إلى تأخير المشروع وزيادة تكاليفه.
فالمعنيون في تسليم مشاريع عقارية، على سبيل المثال، يحاولون كبح تدخل المسؤولين عن إدارة وتشغيل المنشأة لدى اكتمالها، في المراحل الأولى من تطوير تصميم المشروع، مبررين ذلك أن متطلبات فريق إدارة المنشأة ستؤدي إلى تأخير تصميم المشروع وزيادة التكلفة.
ولكن على مدير المشروع أن يعرف أيضاً أن باستطاعة تلك الأطراف رفض مخرجات المشروع حتى بعد إنجازها، بحجة أنها لا تلبي متطلباتهم. أي بمعنى أنه ستتم في نهاية المشروع تسوية التأخير والتكاليف الإضافية التي كان يُخشى منها، ولكن بثمن أكبر مما كان متوقعاً.
وبما أنه من شبه المستحيل ضمان التزام جميع الأطراف المعنية بالمشروع، يتوجب على مدير المشروع أن يعتمد مجموعة من المعايير لتحديد الأطراف التي لا بد من ضمان التزامهم والمحافظة عليه خلال دورة حياة المشروع، وذلك من خلال تصنيفهم حسب الأولوية أو الأهمية. وعادة ما يتم تقييم هذه الأولوية من خلال مجموعة من العوامل هي «القرب»، و«القوة» و«النفوذ» والمصلحة».
ومن خلال عامل القرب، يمكن قياس مدى التصاق الطرف بفريق ونشاطات المشروع. ومثل هذا النوع من الأطراف يركز على معرفة التفاصيل الدقيقة للمشروع وكيف لها أن تؤثر على نشاطاتهم الخاصة. وخير مثال على ذلك، هم أعضاء فريق المشروع وأعضاء فرق العمل الأخرى الذين تتأثر نشاطاتهم المتواصلة بمخرجات المشروع مباشرة.
أما عامل القوة فيحدد قدرة الطرف المعني بمفرده أو من خلال فريقه، على وقف تمويل المشروع أو إجراء تغييرات كبيرة في حجم العمل، أو تأخير صدور القرارات الهامة، الأمر الذي سيكون له تأثير كبير على مسألة نجاح المشروع، وقد يؤدي إلى إلغائه. وعادة ما تشمل هذه الأطراف أعضاء مجلس الإدارة، والإدارة التنفيذية، والجهات الممولة وغيرها.
وهناك عامل النفوذ الذي يحدد مدى قدرة الطرف المعني على التأثير على قرارات أطراف أخرى. ولا يمكننا اليوم تجاهل تأثير وسائل الإعلام والصحافة والبرلمانات والمجتمع على نجاح المشاريع. وباستطاعة تلك الأطراف التأثير على جهات أخرى لديها القدرة على تدمير أو تغيير المشروع المعنية به.
وأخيراً عامل «المصلحة» الذي يعكس مدى علاقة هذا الطرف أو ذاك بالمشروع، والتي من خلالها سيتشجع لدعم المشروع من أجل الحصول على المكاسب المرجوة من إنجازه. ويمكن أن تشمل هذه الأطراف مديري وحدات العمل الذين سيحتاجون إلى خدمات ومنتجات المشروع كي يحققوا الفائدة المتوخاة، وكذلك الأطراف المعنية الأخرى الذين سترتفع قيمة مساهماتهم عندما يتكلل المشروع بالنجاح.
الرئيس التنفيذي ومؤسس شركة «سي إم سي إس»